Microsoft 365 Copilot tuo tekoälyn suoraan tutuksi tulleisiin Office-sovelluksiin – kuten Wordiin, Exceliin, Outlookiin ja Teamsiin – ja mahdollistaa uudenlaisen tavan työskennellä tehokkaasti ja luovasti. Mutta jotta Copilotista saadaan paras hyöty irti, sen käyttöönotto vaatii suunnitelmallisuutta. Kouluttajamme Sampo Korkeila listaa tässä kirjoituksessa keskeiset asiat, jotka organisaation kannattaa huomioida matkalla kohti tekoälyavusteista työpäivää. Aiheet ovat sellaisia, jotka säännöllisesti nousevat esiin käyttöönottotilanteissa.
1. Tietoturva ja käyttöoikeudet kuntoon
Tietoturva on yksi ensimmäisistä kysymyksistä, joka yleensä kursseilla tai niiden suunnittelupalavereissa nousee esille. Käyttäjät ja eivät aina ammattilaisetkaan täysin hahmota tietoturvan laajuutta organisaatioissa – etenkin, kun tekoäly kytketään osaksi tietojen käsittelyä. Tässä ei ole kyse salasanoista tai tietoturva-aukoista, vaan kuinka ja mitä informaatiota organisaatiossa käsitellään. Ihminen pääsee käsiksi tietoon, jota osaa etsiä – tekoäly ulottaa lonkeronsa kaikkialle jonne sillä on pääsy.
Copilot hyödyntää Microsoft Graphin kautta käyttäjälle jo valmiiksi näkyvää tietoa. Tämä tarkoittaa, että Copilot ei ”murra” käyttöoikeuksia – mutta se voi nostaa piilossa olleita tietoja esiin tehokkaammin.
Esimerkki: Jos käyttäjällä on pääsy tiimin SharePoint-kansioon, Copilot voi käyttää sen sisältöä esimerkiksi raportin luonnissa. Jos kansiossa on vanhentunutta tai arkaluontoista tietoa, sekin voi päätyä ehdotuksiin.
Toimenpiteet:
- Tarkista käyttöoikeudet SharePointissa, OneDrivessa ja Teamsissa.
- Siivoa vanhentuneet tiedot ja arkistot.
- Ota käyttöön Microsoft Purview -työkalut tietosuojan hallintaan (esim. sisällön luokittelu ja tietovuotovahti).
2. Käyttäjien koulutus ja käyttötapausten tunnistaminen
Copilot ei ole taikatyökalu, vaan käyttöä pitää opetella – erityisesti kirjoittamisen ja tehtävien esittämisen näkökulmasta. Olen keskusteluissa ja koulutuksissa toistuvasti törmännyt siihen, että moni on kokeillut tekoäly-työkaluja; Copilotia, ChatGPT:tä yms., mutta se on jäänyt lyhyeksi kokeiluksi, kun sille ei ole heti keksinyt käytännön tehtävää tai on suhtauduttu tekoälyyn Googlettelun jatkeena. – Vastaukset ovat olleet ylimalkaisia tai epätäsmällisiä. Luovan ja keskustelevan tekoälyn käyttöä on hyvä harjoitella ja etsiä käyttöesimerkkejä. Monesti tämä jää puolitiehen Copilotin käyttöönotossa – säästellään tai oletetaan ihmisten osaavan.
Esimerkki: Outlookissa Copilot voi ehdottaa sähköpostivastausta saapuneeseen viestiin, mutta käyttäjän pitää osata arvioida ehdotuksen sopivuus ja sävy. Teamsissa se voi tehdä kokouksesta yhteenvedon, mutta vain, jos kokouksessa on ollut tarpeeksi kontekstia (esitys, muistiinpanot, selkeä keskustelu).
Toimenpiteet:
- Tarjoa konkreettisia koulutuksia eri sovelluksista (esim. Microsoft 365 Copilot Office ohjelmissa tai Tekoälyn käyttö Excelissä).
- Tunnista tiimikohtaisia käyttötapoja: markkinointi voi hyödyntää Copilotia sisällöntuotannossa, HR rekryilmoituksissa, ja talousosasto Excel-raporteissa.
- Älä unohda myöskään asiantuntijoita. Katso kaikki Corellian AI-koulutukset.
- Korosta, että Copilot vaatii harkintaa – tekoäly ei tee päätöksiä käyttäjän puolesta.
3. Organisaation datan laatu ratkaisee
Copilotin kyky antaa hyödyllisiä ehdotuksia riippuu siitä, mitä tietoa se löytää ja miten jäsenneltyä se on.
Esimerkki: Jos Word-dokumentissa on selkeät otsikot ja sisältörakenne, Copilot voi helposti luoda siitä yhteenvedon tai ehdottaa uuden version. Jos dokumentti on sekalainen tekstitiedosto ilman rakenteita, tulokset ovat heikompia.
Toimenpiteet:
- Käytä Office-sovellusten sisäänrakennettuja tyylejä ja rakenne-elementtejä (otsikot, taulukot, luettelot).
- Hyödynnä metatietoja tiedostoissa (esim. asiakirjan tyyppi, tekijä, avainsanat).
- Siivoa turhat versiot ja vanhat dokumentit säännöllisesti – mitä vähemmän kohinaa, sitä tarkempia ehdotuksia Copilot voi antaa.
- Eli siis ihan perusjuttuja – Copilot toimii hyvin, kun asiat on tehty oikein ja kunnolla.
4. Tekninen valmius ja lisenssit
Copilot ei ole automaattisesti käytettävissä kaikille – tarvitaan oikeat lisenssit ja yhteensopiva ympäristö. Minulla on ollut monesti koulutuksissa ihmisiä, jotka ovat luulleet, että heillä on Copilot käytössään ja vasta kurssilla on ilmennyt, ettei näin olekaan. Onneksi esimerkiksi Microsoft 365 Copilot Office ohjelmissa -kurssi sopii hyvin, kun haluaa etukäteen ennen hankintaa tutustua aiheiseen. Copilotista on olemassa myös ilmainenkin versio, mutta se ei samalla tavalla integroidu Microsoft 365 ympäristöön ja sovelluksiin.
Esimerkki: Microsoft 365 Copilot edellyttää Copilot-lisenssiä (eri kuin perus M365-lisenssi) ja toimii monipuolisimmin E3- tai E5-tason lisensseissä. Copilot toimii vain pilvipohjaisessa M365-ympäristössä – ei vanhoissa paikallisissa Office-asennuksissa.
Toimenpiteet:
- Varmista, että kaikilla käyttäjillä on oikeat lisenssit.
- Tarkista, että kaikki työkalut (Teams, OneDrive, Outlook jne.) ovat aktiivisesti käytössä.
- Osa tykkää käyttää esimerkiksi Outlookin tai Teamsin vanhoja versioita ihan vain tottumissyistä – silloin ei tietenkään uudet herkut toimi samalla lailla.
- Päivitä työasemat tarvittaessa – erityisesti selaimet ja Office-versiot on hyvä pitää ajan tasalla.
- Copilotista itsestään sen verran, että se toimii Windows, Mac, Web, iOS ja Android -käyttiksillä ja niiden välillä on jonkin verran eroja. Esimerkiksi Desktop ja Web -versioiden välillä on ihan toiminnallisia ja käyttöliittymä erojakin. Koulutuksissa näitä nostetaan esille esimerkein ja vinkein.
5. Muutosjohtaminen ja viestintä
Uuden teknologian käyttöönotto ei ole vain tekninen vaan myös kulttuurinen muutos. Copilot herättää kiinnostusta, mutta myös huolia.
Esimerkki: Käyttäjät voivat pelätä, että tekoäly korvaa heidän työnsä – tai että heidän tekemisiään seurataan aiempaa tarkemmin.
Toimenpiteet:
- Viesti avoimesti: mitä Copilot tekee, mitä se ei tee.
- Korosta, että Copilotin tarkoitus on poistaa rutiinia, ei ihmisiä.
- Kutsu käyttäjiä mukaan: pyydä palautetta, jaa onnistumistarinoita, järjestä ”Copilot-klinikoita” tai kokeiluryhmiä.
- Corellian koulutukset ovat hyväksi todettu ja kiitelty väline uuden ympäristön ja toimintatapojen jalkautuksessa.
Yhteenveto
Microsoft 365 Copilot voi tuoda konkreettista hyötyä työn tehokkuuteen, luovuuteen ja arjen helpottamiseen. Mutta jotta Copilotista saadaan kaikki irti, sen käyttöönotto vaatii selkeitä pelisääntöjä, hyvää viestintää ja laadukasta dataa. Panostus alkuvaiheessa maksaa itsensä takaisin nopeassa ajassa.
Vinkki: Aloita pienellä pilotilla ja kouluta edelläkävijät, seuraa kokemuksia ja laajenna asteittain. Voit myös hyödyntää Corellian asiantuntijoiden laatimia tietoiskuja. Tekoälyn tulevaisuus alkaa yksinkertaisista ja hyvin suunnitelluista askeleista.