Näin hyödynnät Power BI:n uutta käyttöliittymää – pikaopas

Microsoft on jo tovin kehittänyt Power BI Desktopiin uutta käyttöliittymää, joka tekee visualisointien käsittelystä entistä helpompaa ja nopeampaa. Tässä oppaassa kerron, millainen uusi käyttöliittymä on ja miten opit käyttämään sitä vaivattomasti.

Jos olet utelias näkemään, millaisia uusia työtapoja uusi käyttöliittymä tarjoaa, jatka lukemista. Luvassa on vinkkejä ja kuvia, jotka auttavat sinut alkuun.

[EDIT: Uusi käyttöliittymä ei aktivoidukaan kaikille käyttäjille vielä joulukuussa, kuten blogissa kerrotaan. Voit kuitenkin ryhtyä tutustumaan siihen ja aktivoida sen käyttöön. Huomaa, että käyttöliittymää kehitetään edelleen ja siihen saattaa tulla muutoksia ennen lopullista virallista julkistusta.]

Uusi käyttöliittymä aktivoituu oletuksena Power BI Desktop -käyttäjille jouluviikolla 2023. Voit halutessasi vaihtaa takaisin vanhaan milloin tahansa. Löydät artikkelin lopusta ohjeen, miten voit palata menneisyyteen tai miten pääset tulevaisuuteen, jos sinulla ei vielä ole joulukuun versiota. Artikkelin lopussa on myös kuvattu asetuksia, joilla voit vaikuttaa työskentely-ympäristöön ja personoida sen itsellesi sopivaksi. Tämä pikaopas perustuu niihin oletusasetuksiin, jotka Microsoft on ennakkoon ilmoittanut aktivoivansa käyttöön. Jos sinun Power BI Desktop -versiosi poikkeaa ohjeen kuvauksista, tutustu lopussa oleviin asetuksiin.

Näinhän sen olisi pitänyt aina toimia. Voi niitä muotoiluiden etsimiseen käytettyjä työtunteja.

 Uuden käyttöliittymän aktivointi

Saat esiversiovaiheessa olevan käyttöliittymän testattavaksi Power BI Desktopin asetuksista komennolla File > Options and Settings > Options > GLOBAL > Preview features > On-object interaction (Tiedosto > Asetukset ja vaihtoehdot > Valinnat > YLEINEN > Esiversio-ominaisuudet > Objektin välinen vuorovaikutus ).

Mikäli sinulla on Power BI Desktopista joulukuinen 2023 -versio, blogin ohjeet täsmäävät versioosi. Mikäli käytössäsi on vanhempi versio, käy vaihtamassa käyttöliittymäasetukset tämän blogin lopussa kerrottujen asetusten mukaisiksi. Voit tarkistaa käytössäsi olevan Power BI Desktop -version komennolla Help > About (Ohje > Tietoja).

Ruudun vaihtaja (Pane Switcher)

Oikealla on Ruudun vaihtaja (Pane Switcher) -palkki, josta voit laajentaa esiin erilaisia työskentelyruutuja. Ruudussa näkyvät oletusarvoisesti Data (Tiedot), Build a visual (Visualisoinnin luominen) sekä Format (Muotoile) -painikkeet, joista kaksi ensimmäistä ovat myös oletuksena laajennettuina. Voit mukauttaa palkkia alinna olevalla +-painikkeella, jos esimerkiksi tarvitset usein osittajien sykronointiasetuksia tai käsittelet kirjanmerkkejä ja piilotat raporttisivun kohteita.

Visualisoinnin luonti sekä raporttisivun asetukset

Viimeinkin saat luotua visualisoinnin täsmälleen haluamaasi kohtaan raporttisivulle avaamalla hiiren kakkosella pikavalikon ja käyttämällä Add visual (Lisää visualisointi) -toimintoa. Samasta pikavalikosta löydät myös sivun eli piirtoalustan muotoiluasetukset (Format canvas, Alusta piirtoalusta).

Kaksi eri valikkoa

Visualisoinnissa olevan harmaan kentän nuolipainikkeesta avautuva perustoiminnot-valikko on hyvin suppea ja sisältää vain itse kentän ja koostefunktion valinnan.

Kun napsautat harmaan kentän päällä hiiren kakkosella, saat avattua perinteisen laajemman pikavalikon. Tarvitset jälkimmäistä, kun haluat vaikkapa määrittää, että visualisoinnissa näytetään myös kaikki ne arvot, joihin ei liity dataa.  Alla olevan kuvan esimerkissä se tarkoittaisi, että kaavion X-akselilla näytettäisiin myös ne vuorokauden tunnit, joissa ei ole vielä dataa eli junien saapumisia.

 

Visualisointiehdotukset

Jos valitset itse visualisointityypin, kuten pääasiassa todennäköisesti haluat tehdä, näet visualisoinnin eri alueet perinteisesti kunkin omassa ruudussaan (X-axis, Y-axis, Legend, Tooltips, jne.). Jos pyydät Power BI:ltä ehdotuksia Suggest a type (Ehdota tyyppiä) -asetuksella, kenttiä lisätään yhden Data-ruudun kautta ja visualisointityyppiehdotus saattaa muuttua, kun vaihdat visualisoinnin sisältöä.

Jotta Power BI:n ehdotukset olisivat lainkaan järkeviä, tauluissa on pitänyt esivalmisteluna määritellä esimerkiksi mitkä numeeriset sarakkeet ovat summautuvia ja mitkä eivät.

Visualisoinnin elementtien käsittelyt sekä muotoilut

Kun olet aktivoinut visualisoinnin, lisäät ja poistat elementtejä vieressä kelluvalla Add to your visual (Lisää visualisointiin) -painikkeella.  More options (Enemmän vaihtoehtoja) painike avaa oikealle hieman muuttuneen muotoiluruudun. Muotoiluruudun laajentaminen esiin onnistuu myös ruudun vaihtaja -palkista.

Vinkki! Saat avattua muotoiluruudun helposti kaksoisnapsauttamalla raporttisivulla olevaa visualisointia, jolloin visualisoinnin kulmissa olevat valintakahvat muuttuvat sinisiksi ruuduiksi. Ne kertovat, että Power BI Desktop on siirtynyt ns. muotoilutilaan (format mode).

Muotoiluruudussa on kaksi välilehteä aiemman kolmen välilehden sijaan:

  1. Valtaosa toiminnoista on nykyisin Visual (Visualisointi) -välilehdellä. Esimerkiksi aiemmassa käyttöliittymässä erillisellä välilehdellä olleet analyyttiset toiminnot (trendiviivat, virhepalkit, ennusteviivat, jne.) on sijoitettu välilehden alaosaan.
  2. Properties (Ominaisuudet) -välilehdelle on jätetty vain muutamia yleisiä asetuksia, kuten mm. visualisoinnin otsikkoalueen kuvakeasetukset (header icons), työkaluvihjeasetukset (tooltips) sekä muutamia lisäasetuksia (advanced options).

Aiemmin kuvattu visualisoinnin vieressä kelluva Add to your visual (Lisää visualisointiin) -painike saattaa joskus kadota. Saat sen takaisin muuttamalla hieman kaavion kokoa tai vaikkapa piipahtamalla toisella raporttisivulla. Olen myös huomannut, että joskus oikealla oleva muotoiluruutu näkyy harmaana. Yleensä tilanne on korjaantunut aktivoimalla joku toinen raporttisivulla oleva kohde ja palaamalla takaisin alkuperäiseen. Nämä esiversio-ominaisuuteen liittyvät bugit korjaantuvat kyllä.

Visualisoinnin sisällön muotoilu – ihan parasta!

Kun kaksoisnapsautat visualisointia tai valitset sen päältä pikavalikosta Format (Muotoile), visun ympärillä olevat valintakahvat muuttuvat sinisiksi ruuduiksi. Tässä ns. muotoilutilassa (format mode) sisältöä voi käsitellä suoraan kaavion sisällä, eikä kaikkia toimintoja enää tarvitse etsiä muotoiluruudusta!

Esimerkiksi otsikkoa voi muokata napsauttamalla otsikon aktiiviseksi, maalaamalla otsikossa olevaa tekstiä ja kirjoittamalla sitä suoraan otsikon paikkamerkin sisällä. Muotoilutilassa voit myös valita ja poistaa joitakin visualisoinnin elementtejä Delete-näppäimellä, kuten akseleiden otsikoita.

Muotoilutilassa voi tehdä muotoiluita näppärästi pikavalikon avulla:

Kaikki toiminnot eivät ole pikavalikossa, joten löydät valitsemaasi elementtiin liittyviä muita muotoiluita oikealta muotoiluruudusta.

Vinkki! Pikavalikon avulla saat myös esiin luettelon, joka helpottaa kaavion osien valitsemisessa.

Huomaa, että vaikka käyttöliittymä aktivoitiin käyttöön, se on esiversio-vaiheessa ja sitä kehitetään edelleen. Se tarkoittaa, että visualisoinnin sisällön muotoilu suoraan kaavion sisällä ei vielä toimi kaikissa kaaviolajeissa tai kaikissa kaavion elementeissä. Joitakin kaavioita sekä elementtejä pitää edelleen muotoilla muotoiluruudussa.

Joulukuun 2023 version oletusasetukset

Jos Power BI Desktop -versiosi ei vastaa edellä olevia kuvauksia, sinulla on joko (1) vanhempi versio tai (2) asetukset eivät jostain syystä vastaa Microsoftin oletusasetuksia. Asetuksiin saattaa vaikuttaa esimerkiksi se, että olet testaillut kehitteillä ollutta käyttöliittymää aikaisemmin ja tehnyt asetuksiin muutoksia.

(1) Versio

Voit tarkistaa Power BI Desktop -version komennolla Help > About (Ohje > Tietoja).

(2) Käyttöliittymäasetukset

Pääset uudessa käyttöliittymässä helposti asetuksiin raportointinäkymän oikeasta alkulmasta tai perinteisesti valikosta komennolla File > Options and Settings > Options > (Tiedosto > Asetukset ja vaihtoehdot > Valinnat).

Microsoft on määrittänyt joulukuisen version GLOBAL > Report Settings (YLEINEN > Raporttiasetukset) oletusasetukset seuraavasti:

Osa yllä kuvatuista asetuksista vaikuttaa käyttöliittymän toiminnallisuuksiin vain vähäisesti, osa saa aikaan isompia muutoksia.

Esimerkiksi Always show the Build a visual menu in the pane switcher (Näytä aina Luo visualisointi -valikko ruudun vaihtajassa) -asetuksella määrität näytetäänkö visualisoinnin luontiruutu perinteisesti ruutuna näytön oikeassa reunassa vai haluatko kelluttaa ruutua visualisoinnin rinnalla, kuten alla olevassa kuvassa. Microsoft päätti viimehetkellä ennen joulukuun päivitystä muuttaa oletusasetuksia. Aiemmin visualisoinnin luontiruutu oli kelluvana, joten monissa Microsoftin uusimmissa artikkeleissa ja Power BI -ohjeissa esiintyy kuvia alla olevasta käyttöliittymästä.

Always open a new pane (Avaa aina uusi ruutu) vaikuttaa siihen, näytetäänkö avaamasi ruudut samanaikaisesti viereikkäin vai supistetaanko aiemmat ruudut pois näytöltä, kun avaat uuden. Jos päättää muuttaa asetusta, sinun pitää ruutuja laajentaessasi pitää Ctrl-näppäintä pohjassa, jotta saat useita ruutuja vierekkäin näytölle.

Voit lukea asetuksista lisää tästä Microsoftin artikkelista.

Ruutujen avauskuvakkeet

Mikäli käsittelet aktiivisesti kirjanmerkkejä, synkronoit osittajia tai käytät suorituskyvyn analysointityökalua, niiden avauspainikkeet kannattaa kiinnittää oikealle palkkiin.

Kuinka palaat menneisyyteen

Toivottavasti näistä pikaohjeista on sinulle hyötyä ja innostuit kokeilemaan uutta.

Jos kuitenkin päätät tehdä sen vasta myöhemmin tai odottaa siihen, kun uudesta käyttöliittymästä tulee pakollinen, piipahda asetuksissa ja poista rasti kohdasta GLOBAL > Preview features > On-object interaction (YLEINEN > Esiversio-ominaisuudet > Objektin välinen vuorovaikutus *auts näitä suomennoksia*).

Apua, mistä löytyy raporttisivun drillthrough-porautumisasetus?

Haluaisit tehdä sivusta porautumisen kohdesivun, muttet löydä porautumisasetusta? Napsauta raporttisivun tyhjässä kohdassa hiiren kakkosella ja valitse Format canvas (Alusta piirtoalusta *auts*).  Valitse avautuvasta muotoilupaneelista Page Information (Sivun tiedot) ja vaihda sivun tyypiksi Drillthrough (Siirtyminen). Lisää lopulta porautumiskentät Drill through from (Poraudu kohteesta) -vaihtoehdon avulla.

Kiitos lukemisesta ja mukavia hetkiä Power BI:n parissa!

Lisätietoja ja Microsoftin artikkeleita uudesta käyttöliittymästä

 

Microsoft Certified Trainer, Microsoft Data Analyst Associate

Heidi on kokenut ja pidetty kouluttaja sekä konsultti ja hän on auttanut lukuisia suomalaisia organisaatioita saamaan datasta enemmän irti. Hän on työskennellyt Power BI:n parissa aina tuotteen lanseerauksesta lähtien ja toteuttanut raportointiratkaisuita monipuolisesti eri toimialoille. Heidin kursseilta saakin mainioita ideoita ja käytännön ratkaisumalleja erilaisiin liiketoiminnan raportointitarpeisiin.