Aihe on ajankohtainen nyt ja aina – Onko datasi turvassa ja tallessa?
Olen sitä ikäpolvea, että omat muistiinpanoni alkavat muistilehtiöistä, vihkoista, kalentereista. Kynällä ja paperilla laitettiin tiedot talteen ja tietenkin muistiin. Nykyään kaikki on toisin, vaikka aktiivinen muistilehtiöiden käyttäjä olenkin. Dataa on vain paljon enemmän ja eri muodoissa ja eri paikoissa.
Tietotekniikan myötä datan tallennus on muuttunut sekä helpommaksi että vaikeammaksi.
Oikeastaan tallennus on muuttunut helpommaksi mutta hallinnointi, järjestäminen ja tiedon löytäminen on monin verroin vaikeampaa.
Missä datasi on? Puhelimessa, tabletissa, pöytäkoneella, läppärissä, siinä toisessa läppärissä (tai kuten minulla ehkä siinä kolmannessa). Vai onko datat iCloudissa, Google Drivessa, OneDrivessa, Dropboxissa … Pilvessä kuitenkin – luulisin.
Olen viime aikoina joutunut muutamaankin otteeseen palauttamaan tietoja varmuuskopioilta. Siitä ajatus tähän artikkeliin.
Tallennusmuotojen moninaisuus ja näennäinen helppous johtaa turvallisuuden tunteeseen siitä, että kaikki on turvassa. Kannattaa hetki miettiä onko sittenkään. Dataakin kun on monenlaista.
Jäin miettimään nykyisiä aikoja ja sitä kuinka haavoittuvia voimme olla datan kadotessa. Voimme menettää datan monella tapaa tai vaikka emme menettäisi, se voi päätyä sellaisen käsiin, jolle tietoja ei haluta luovuttaa. Identiteettivarkaus, laitteen katoaminen tai tuhoutuminen, tietomurrot jne. tai aivan tavallinen tekninen vika.
Minulla on omakohtaista kokemusta siitä, kuinka Dropboxista OneDriveen tietojen siirrossa siirtyi vain kansiorakenne ja juuritason tiedostot mutta ei tiedostot kansioiden sisällä. Ellen olisi omilla tarkistuksilla tätä huomannut olisi tullut ikävä yllätys, kun Dropboxista olisi luovuttu ja luotettu siihen, että siellä se data on OneDrivessa. Ei nimittäin ollut.
Verkossa kaikki on jonkinasteisen uhan alla. Toki ovat olleet aina mutta tässä maailmantilanteessa ehkä vieläkin enemmän. Jos vastaat sivustosi sisällöstä, niin huolehdi myös varmuuskopioinneista.
WordPress sivustot
Varmista hostingyhtiöltä millaisella järjestelyllä sivustoista otetaan varmuuskopioita ja miten saat tiedot palautettua. Muista, että palveluntarjoajan palvelimistaan ottamat varmuuskopiot eivät ole sama kuin varmuuskopio sinun sivustostasi. Miten tiedot saa palautettua ja miten varmuuskopioita säilytetään.
Ota käyttöön säännöllinen varmuuskopiointi.
Tähän tarkoitukseen on lukuisia hyviä lisäosia tai palveluita mutta esimerkiksi UpdraftPlus WordPress Backup lisäosa on erinomainen. Sen avulla voit ajastaa varmuuskopioinnit sivustosi tarpeiden mukaan ja asettaa varmuuskopio tiedostot latautumaan itsellesi talteen pois sivuston omalta palvelimelta.
Voit myös ottaa aika-ajoin sivustosta täydellisen kopion, jolla voit joko palauttaa sivuston takaisin tai siirtää toiselle palvelimelle. Tähän tarkoitukseen oma suosikkini on All-in-One WP Migration lisäosa. Olen sillä siirrellyt lukuisia sivustoja ja aina ilman mitään ongelmia.
Valitse itsellesi varmuuskopioinnin sykli sivuston tarpeiden mukaan ja testaa, että varmuuskopiot toimivat!
Tiedostot
Itse olen sen verran neuroottinen näiden vehkeiden ja pilvipalveluiden suhteen, että minulla on omat tärkeät datat tallessa pilvitallennuksen lisäksi jollain paikallisella (irrotettavalla) medialla. Siten että tärkeimmät tiedot on aina saatavilla vaikka pilvipalvelut menetettäisiin.
”aikakone”
Applen laitteissa toimiva Timemachine ”aikakone” on loistava tapa varmistaa työtiedostoja siten, että pääset vanhoihin versioihinkin käsiksi helposti. Timemachine ei kuitenkaan ole varmuuskopio pysyvään tallennukseen mutta sieltä saa talteen esimerkiksi poistettuja sähköpostiviestejä. Suosittelen lämpimästi tämän käyttöönottoa. Olen sen avulla säästynyt monelta vaivalta.
Sähköpostit
Sähköpostin ei pitäisi olla tietojen tallennuspaikka ja moni saattaa kehua, että inboxissa viestejä nolla! Niin joillakin mutta olemme ihmisiä ja on inhimillistä, että niitä tärkeitä viestejä, kontakteja ja ”todistusaineistoa” on tallessa sähköpostiviesteissä. Myös sähköpostiviestit saa helposti talteen omalle koneelleen ja siitä edelleen mihin ikinä tahtookin. Ainakin Macin Mail sovelluksessa se on lähinnä yksi hiiren liike.
Puhelimet ja tabletit
Mitä näissä laitteissa talletatkin, niin huolehdi myös niiden varmuuskopioinneista. Välillä tuntuu, että kyseiset laitteet muistavat sellaistakin mitä olen itse jo unohtanut mutta näistäkin laitteista kannattaa varmistaa, että varmuuskopiot ovat kunnossa.
Ellet tee muuta, niin ota selvää, miten saat palautettua tiedot, jos niin tarvitsee joskus tehdä. On nimittäin ikävä alkaa tutkia, onko niitä varmuuskopioita ja miltä ajalta, jos vahinko on jo päässyt tapahtumaan.
Käyttäjätunnukset ja salasanat
Mikään tietojen tallentamien ja varmuuskopiointi ei pelasta, ellei tilejä ole suojattu riittävän hyvin. Nämä ovat nyt niitä samoja ohjeita, joita on paasattu jo pitkään mutta kuten jutun alussa totesin. Aihe on edelleen ajankohtainen.
Siis
- älä käytä samaa tunnusta ja salasanaa useassa eri palvelussa
- älä käytä tunnistautumiseen facebook tai google tms. tunnustasi (oma vahva mielipiteeni)
- käytä aina vahvoja salanoja, vahva on yhtä kuin pitkä
- käytä salasanahallintasovellusta
- ota käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen kaikkialla missä se on tarjolla
- noudata yrityksesi ohjeita
- epäile kaikkea (vainoharhaisellakin voi olla vihamiehiä)
Varmuuskopioiden säilyttäminen
Säilytäthän sitten varmuuskopiota turvallisella tavalla siten, että ne ovat tarpeen tullen saatavilla mutta tietoturvallisesti poissa vääristä käsistä.
Näillä muistutuksilla toivotan teille kaikille hyvää ja turvallista kevättä.
Pitäkää itsenne ja datanne turvassa.