RPA, eli Robotic Process Automation, on malli jossa toistuvia ja usein puuduttavia työvaiheita pyritään automatisoimaan ohjelmistoautomaation avulla. Robotiikka tulee mukaan, kun automatisointia rakennetaan koulimalla ohjelmistoa tekemään työtehtäviä, joihin aiemmin on tarvittu yrityksen oma työntekijä.
Microsoftilla on jo muutaman vuosikymmenen ajan ollut useita lähtöjä liiketoimintaratkaisujen automatisointiin. Jo vuosituhannen alussa Windows Workflow Foundation-mallisia työnkulkuja rakennettiin koodaamalla. Viime vuosikymmenellä System Center-järjestelmähallintaratkaisujen mukana toimitettu Orchestrator-tuote tarjosi konesalien prosessien automatisointiin graafisen suunnittelutyökalun – esimerkiksi uuden virtuaalipalvelimen provisiointiin. Tuottavuusratkaisuissa, kuten SharePointissa ja Teamsissa, on toki ollut useita eri alustoja automatisointiin, työnkulkuihin ja itsepalveluun.
RPA-puolelle Microsoft lähti toden teolla hankittuaan kreikkalaisen Softomotive-yrityksen keväällä 2020. Softomotiven WinAutomation-tuote oli itsessään jo RPA-ajatteluun sopiva tuote. Microsoft vaihtoi tuotteen nimeksi Power Automate Desktop, samalla viestien että pilvessä tapahtuvat automaatiot pysyvät jatkossakin Power Automate (ent. Microsoft Flow) palvelussa, ja Power Automate Desktop hoitaa työasema- ja palvelintason automaatiot.
Mikä on Power Automate Desktop?
Power Automate Desktop (PAD) on Windowsiin asentuva suunnittelu- ja eräajo-ohjelma. PADin avulla voidaan nauhoittaa hiiren liikkeitä, tallentaa näppäinten painalluksia sekä tunnistaa mitä näytöllä näkyy. Tästä oikeastaan rakentuu se varsinainen robotiikka.
Annan esimerkin, joka sivaltaa konkreettisesti juuri nyt omaa vapaa-aikaani. Rakennan omakotitaloa Helsinkiin. Projektiin on tähän mennessä kertynyt yli 40 erilaista lupahakemusta, todistusta, sertifikaattia ja anomusta. Projekti on moneen otteeseen hyytynyt. Lopulta se aina virkoaa ja lähtee taas liikkeelle, kun olen tehnyt soittokierroksen ja lähettänyt lukemattoman määrän sähköposteja. Ongelmat kulminoituvat melko paljon juuri tähän: asiat eivät etene, ellei joku – jossain – copy-pastea dataa järjestelmästä A, järjestelmään B. Se toki on ymmärrettävää, ja näin koronan kurittamassa arjessa on vaikeaa hoitaa asioita virastokäynneillä.
Power Automate Desktop tuo tämänkaltaisiin projekteihin teknisen ratkaisun. Aika monta kertaa talonrakennusprojektissani olen havahtunut pohtimaan, ”teenkö minä ensimmäistä omakotitaloa Helsinkiin?”, koska niin monessa työvaiheessa tulee odottamattomia yllätyksiä. Siltä osin varmaan oma IT-taustani auttaa tätä asiaa ymmärtämään. PADin avulla voidaan esimerkiksi tämä AàB kopiointiharjoitus tallentaa Windows 10-työasemalle, ja sen jälkeen ajastaa suoritettavaksi aina, kun uusi hakemus ilmaantuu lupajärjestelmään.
Kuvassa esimerkki Power Automate Desktopilla toteutusta prosessista. Käynnistyessään automaatio käynnistää Excelin, tyhjällä worksheetillä. Ensimmäiseen soluun (A1) kirjoitetaan arvo – joka voi toki tulla muuttujana esim. Jussin omakotitaloprojektista – ja sen jälkeen arvo voidaan kopioida myös muualle. Tällaisen automaation tekeminen, jossa käskytetään vaikkapa Exceliä, on muutaman minuutin homma, koska työkalu tallentaa suoraan toimenpiteet osaksi prosessia samalla kun työtä tehdään.
Etuna tässä mallissa – ja oikeastaan koko RPA-ajattelussa – on se, että asioita ei tarvitse koodata tai skriptata. Toki se on luvattoman hauskaa puuhaa, joskin vanhempiin järjestelmiin custom-kikkareen koodaaminen vie myös luvattoman paljon aikaa, resursseja. Ja rahaa. PADilla tämänkaltainen automatisointi ja toistuvan työn taklaaminen on muutaman tunnin juttu. Lähde- tai kohdejärjestelmässä ei tarvitse olla rajapintoja. Yhdenkään devaajan ei tarvitse raahautua ulos dataluolastaan kertomaan mitä eroa on OpenAPIn spesifikaation versioilla 2 ja 3.
PAD toimii suoraan desktopilta. Jos nauhoitetaan hiiren liikkeitä, voidaan käskytys antaa absoluuttisina koordinaatteina (”mene kohtaan 500,600 vasemmasta nurkasta katsoen ja klikkaa nappia”), tai tunnistaen ruudun elementtejä (”klikkaa OK-nappia jonka id-tunniste on ’sendEmail’, ja sulje sovellus”).
Siltä osin PAD muistuttaa hellyttävästi Excelin makroja. Mutta mukana on nyt robotiikan tuoma äly, jota voidaan noukkia pilvestä lisää. Matkalaskun rivien tunnistaminen ohjelmallisesti? OCR-palvelu voidaan raahata prosessiin mukaan, ja kysyä löytyykö skannatusta kuitista rivi, jossa on arvonlisäverokanta mainittu.
Mutta työpaikat!
Olin vuosia sitten Pariisissa konferenssissa, jossa Microsoftin Jeff Teper julkisti Microsoft Flow-automaatiopalvelun. Takarivissä erään tunnetun työnkulkuratkaisuja kehittävän yrityksen myyntijohtaja kysyi ärtyneenä, mitä tämä tarkoittaa hänen edustamalleen tuotteelle. Myöhemmin käytäväkeskusteluissa nousi esiin pelko, että tätä kolmannen osapuolen työnkulkuratkaisua käyttävät asiantuntijat voivat pahimmillaan ajautua työttömiksi, kun Microsoft nyt tarjoaa ehkä huokeampaa (tai parempaa) ratkaisua laajalla markkinointikoneistollaan.
Mitä sitten? Eikö siitä oikeastaan ole kyse aina teknologiassa ja sitä myöten IT:ssä. Ole relevantti, ja kulje sopivaksi katsomassasi tahdissa muutosten mukana. Jos RPA-ratkaisut – kuten Power Automate Desktop – automatisoivat ja sitä myöten vievät leijonanosan jonkun helposti automatisoitavasta työstä pois, eikö se oikeastaan ole lopulta koko alan tavoite? En toki toivo, että kukaan ajautuu työttömäksi. Näen sen sijaan, että toistuvat, mekaaniset ja rutiininomaiset työt voidaan poistaa ja näin työpäivään ja elusiiviseen työntekijäkokemukseen voidaan sisällyttää järkevämpiä elementtejä.
Lopulta kyse ei ole työkalusta, vaan työnteon kulttuurista. Siihen kuuluu olennaisena osana myös käsitys kuluista, investoinneista ja tavasta miten yksittäisen työntekijän kululaskuja kohdellaan. Jos sadan euron kulukorvauksen käsittelyyn menee kolme tuntia end-to-end, onko silloin syytä pohtia miettimään ollaanko aivan absoluuttisesti pioneereja teknologian voittokulussa?
Lisätietoa
- An in-depth look at Microsoft Power Automate Desktop and building Robotic Process Automations (Jussin englanninkielinen artikkeli)
Jussi Roine, Partner, Microsoft Certified Trainer, Azure Solutions Architect Expert
Jussi on jo 20 vuoden ajan kouluttanut ja konsultoinut asiakkaita haastavissa pilvi- ja hybriditoteutuksissa Azuren ja Microsoft 365:n kanssa. Aiemmin mm. Microsoftilla ja Sulavalla työskennelleellä, Jussilla on laaja ja syvällinen kokemus erityisesti Azure-arkkitehtuureista ja