Power BI:n hinnoittelu on aiheuttanut jälleen runsaasti kysymyksiä, kun lisenssimallia päivitettiin kesällä 2021. Aiemmin kysyttiin monesti mitä voi tehdä ilmaistunnuksella ja kenelle kaikille pitää hankkia maksulliset lisenssit? Kun lisenssivalikoima laajeni ja tarjolle tuli Premium per User, kysytään usein mitä uutta se tarjoaa ja kenelle kaikille se pitää hankkia.
Löydät tästä artikkelista vastauksia sekä näihin että moniin muihin Power BI -hinnoittelukysymyksiin.
Power BI työnkulku ja välineet
Lisensoinnin ymmärtämiseksi pitää tuntea Power BI -raportointiin liittyvät välineet, joten alla on lyhyt kuvaus.
- Power BI Desktop -ohjelmalla luodaan ns. tietomallitiedosto ja raportit. Välineellä toteutetaan kyselyt, datan yhdistely, laskentalogiikka ja yleensä myös visualisoinnit.
. - Muodostunut tiedosto
A) julkaistaan joko Power BI Service -pilvipalveluun tai
B) tallennetaan omassa konesalissa olevalle Power BI Report Server -palvelimelle.
. - Pilvipalvelussa tai palvelimella määritetään käyttöoikeudet, jotta loppukäyttäjillä on oikeus kuluttaa eli käyttää raportteja.
. - Power BI -sisältöä upotetaan mahdollisesti katsottavaksi eri sivustoille tai sovelluksiin.
. - Loppukäyttäjät hyödyntävät heille jaettuja raportteja joko pilvipalvelun ja/tai palvelimen käyttöliittymässä, Power BI mobiiliappsilla tai niissä sivustoissa tai sovelluksissa, joihin sitä on upotettu.
Lisenssit ja hinnat lyhyesti
Power BI Desktop -sovellus
Power BI Desktop -sovellus on ilmainen ja sen voi asentaa Windows-työasemaan joko Microsoft Kaupasta (Microsoft Store) tai Microsoftin latauskeskuksesta (Download Center). PBI Desktop edellyttää Windows-käyttöjärjestelmän.
.
Jos raportit jaetaan muille käyttäjille Power BI Report Server -raportointipalvelimen kautta, raportit pitää laatia raportointipalvelimen kanssa yhteensopivalla Power BI Desktop (optimoitu Power BI -raportointipalvelimelle) -versiolla, kuten tammikuu 2021.
Ilmaisessa PBI Desktop -sovelluksessa on kaikki ominaisuudet ja sillä voi laatia tietomallitiedostoja ja raportteja ilman Power BI -tunnusta. Käyttäjätunnus ja lisenssi tarvtaan vasta, kun tiedostoja haluaan jakaa muille käyttäjille.
Power BI Report Builder ja SQL Server Report Builder -sovellukset
Power BI on pääasiassa tunnettu edellä mainitusta helppokäyttöisestä PBI Desktop -sovelluksesta ja sillä tehdyistä vuorovaikutteisista ja havainnollisista visualisoinneista. Aiemmassa kaaviossakuvassa mainittiin vain PBI Desktop, sillä yleensä Power BI -tuotteesta puhuttaessa ajatellaan vain PBI Desktop -raportteja.
On myös hyvä tietää, että Power BI -tuoteperheen tiettyihin lisensseihin sisältyy mahdollisuus jakaa raportteja, jotka on luotu Power BI Report Builder -sovelluksella. PBI Report Builder on kehitetty vanhan SQL Server Report Builder -välineen pohjalta, jota on perinteisesti käytetty SQL Server Reporting Services (SSRS) -palvelun kanssa. Välineillä voi laatia sivutettuja sivunumeroituja ylätunnisteellisia (paginated) perinteisempiä raportteja (kuten tuloslaskelma) tai esimerkiksi pikselintarkkoja raportteja.
PBI Report Builder -sovelluksen voi ladata ja asentaa ilmaiseksi mihin tahansa Windows-työasemaan, mutta sillä laadittuja raportteja voi jakaa käyttäjille vain ns. Premium-lisensseillä.
Jos sivutettuja raportteja jaetaan omassa konesalissa olevan Power BI Report Serverin kautta, ne luodaan Power BI Report Builderia vastaavalla SQL Server Report Builder -työkalulla.
PBI Report Builder välineen käyttö sekä työvaiheet eivät muistuta lainkaan PBI Desktop -työskentelyä, sillä Report Builder perustuu huomattavan paljon vanhempaan teknologiaan.
Pilvipalvelun lisenssimalli
Vaikka raportteja voi laatia omaan käyttöön ilman tunnusta ja lisenssiä, raporttien jakaminen muille hyödynnettäväksi edellyttää pilvipalvelulisenssin.
Pilvipalvelua voi käyttää joko ilmaisella Free-tunnuksella tai hankkimalla maksullisia lisenssejä (Pro, Premium per User, Premium, Embedded EM tai A). Lisenssivaihtoehdot ovat joko käyttäjäkohtaisia tai kapasiteettiperusteisia.
- Käyttäjäkohtainen lisensointi tarkoittaa, että jokaiselle käyttäjälle hankitaan henkilökohtainen lisenssi ja jokaisesta käyttäjästä maksetaan kuukausiperusteinen lisenssimaksu (Pro, Premium per User).
. - Kapasiteettiperusteinen lisenssi tarkoittaa, että organisaatio ostaa Microsoftilta Power BI -kapasiteettia ja maksaa kapasiteetista kuukausittaista kokonaishintaa (Premium tai Embedded). Tosin Power BI -kapasiteettilisenssimallissa tarvitaan myös käyttäjäkohtaisia lisenssejä sellaisille henkilöille, jotka toteuttavat raportointia.
Käyttäjäperusteinen lisenssimalli on yleensä hinnoittelultaan sopivampi pienille organisaatioille ja kapasiteettiperusteinen isoille. Kapasiteettiperusteiseen lisenssimalliin siirrytään usein viimeistään noin 500-600 käyttäjän kohdalla.
Tavalliset pilvilisenssit (Free, Pro, Premium per User, Premium)
Alla on mainittu syksyn 2021 hinnat, mutta tarkista ajantasaiset hinnat täältä.
- Power BI Free on ilmaislisenssi, joka on tarkoitettu henkilökohtaiseen käyttöön ja täysin julkiseen jakamiseen esimerkiksi nettisivuilla. Ilmaislisenssillä ei pysty jakamaan sisältöä hallitusti käyttöoikeuksiin perustuen, vaan sisältö on joko vain henkilökohtaista tai täysin julkista. Voit aloittaa ilmaiskäytön täältä.
. - Power BI Pro on käyttäjäkohtainen pienille ja keskisuurille organisaatioille tarkoitettu lisenssi. Kun Power BI -sisältöä tuotetaan Pro-lisenssiperusteisesti, myös jokaisella sisältöä kuluttavalla käyttäjällä pitää olla Pro -lisenssi. Pro-lisenssin hinta on 8,40 € per kuukausi per käyttäjä. Pro-lisenssit ovat henkilökohtaisia eli yhteiskäyttötunnukset eivät ole sallittuja. Oppilaitoksille on tarjolla edullisempi hinnoittelumalli.
. - Power BI Premium per User (PPU) on kesällä 2021 julkistettu uusi käyttäjäkohtainen lisenssi, jolla saa enemmän kapasiteettia ja ominaisuuksia kuin tavallisella Pro-lisenssillä. PPU-lisenssillä voi esimerkiksi jakaa myös sivutettuja PBI Report Builder -raportteja. Kun Power BI -sisältöä tuotetaan PPU-lisenssiperusteisesti, myös jokaisella sisältöä kuluttavalla käyttäjällä pitää olla PPU -lisenssi. PPU lisenssin hinta on hieman alle 17 € per kuukausi per käyttäjä ja lisenssi on henkilökohtainen eli yhteiskäyttötunnukset eivät ole sallittuja.
. - Power BI Premium (P1-P3) on kapasiteettiperusteinen isoille organisaatioille suunniteltu lisenssi ja kapasiteettia hankintaan ns. nodeina. Yhden noden hinta on noin 4200 € per kuukausi. Tarvittava kapasiteetti ja esimerkiksi samanaikaisten käyttäjien määrä vaikuttavat siihen, miten monta nodea tarvitaan. Premium-lisenssin lisäksi raportteja tuottavilla ja jakavilla henkilöillä pitää olla henkilökohtaiset Pro-lisenssit. Raporttien kuluttajat sisältyvät Premium-kapasiteettihintaan, joten heille riittää Power BI Free -ilmaistunnus.
Huomaa, että tavallisimpiin O365-paketteihin sisältyy oletusarvoisesti käyttäjäperusteinen ilmainen Free-lisenssi. Vain kaikkein laajin ja kallein E5-paketti (oppilaitoksissa A5) sisältää Pro-lisenssit, muutoin ne pitää hankkia erikseen.
Voit tarkistaa lisenssisi kirjautumalla Power BI -palveluun napsauttamalla profiilikuvaasi.
Pilvilisenssit vain upottamiseen (Embedded EM tai A)
Kaikilla edellä mainituilla lisensseillä voi upottaa sisältöä esimerkiksi erilaisille sivustoille (kuten intra) tai erilaisiin sovelluksiin (kuten Teams) ja loppukäyttäjät eli kuluttajat voivat tarkastella raportteja, jos myös heillä on tarvittavat lisenssit.
Aiemmin kuvattujen peruslisenssien lisäksi on myös kaksi pelkkään upotuskäyttöön tarkoitettua lisenssiä, joiden avulla esimerkiksi Microsoftin volyymilisenssiasiakkaat tai softatalot voivat upottaa sisältöä tavallista Premium-lisenssiä edullisemmin suurille käyttäjämäärille.
Koska upotuslisenssit ovat tavallista Premium-lisenssiä edullisempia, niihin liittyy myös rajoituksia. Loppukäyttäjät eivät voi upotuslisenssimalleissa käyttää pilvipalvelun käyttöliittymää sekä pilvipalvelun ominaisuuksia eivätkä Power BI mobiiliappseja. Loppukäyttäjät voivat siis käyttää raportteja vain sen sivuston tai sovelluksen käyttöliittymässä, johon raportit on upotettu.
- Power BI Embedded EM (EM1-EM3) on kapasiteettiperusteinen lisenssimalli, joka on tarjolla vain sellaisille suurille Microsoftin asiakkaille, joilla on ns. volyymilisenssisopimus. Lisenssin hinta halvimmassa EM1:ssä on noin 620 € per kuukausi.
.
Jos Microsoftin volyymilisenssiasiakas hankkii tavallisen Power BI Premium -lisenssin, heillä on käytössä kaikki Power BI -pilvipalvelun käyttöliittymän ominaisuudet ja käyttäjät voivat tarkastelle raportteja myös esimerkiksi mobiiliapplikaatioilla.
.
Jos volyymilisenssiasiakas puolestaan hankkii EM-lisenssin, raportit pitää upottaa johonkin muuhun sivustoon (kuten SharePointiin) tai sovellukseen (kuten Teamsiin) katsottavaksi..
. - Power BI Embedded A (A1-A6) on kapasiteettiperusteinen lisenssimalli, missä A-kirjain tulee sanasta Azure. A-sarjan kapasiteetti on tarkoitettu vain softataloille eli ns. ISV (independent software vendor) -yrityksille, jotka myyvät asiakkailleen omaa tuotettaan ja haluavat käyttää tuotteensa sisällä Power BI -raportteja. A-sarjan lisenssejä ei saa käyttää organisaation sisäiseen raporttien jakamiseen.
.
A-sarjan kapasiteettia voi hankkia tuntiperusteisesti eli palvelun voi pysäyttää Azuressa esimerkiksi yöajaksi. Mikäli palvelu on käynnissä kokoaikaiseksi, edullisin A1-kuukausihinta on noin 620 € per kuukausi (alle 0,90 senttiä per tunti). Tarkista ajantasaiset hinnat täältä.
Power BI Report Server -raportointipalvelimen lisenssimalli
Omaan konesaliin asennettavan Power BI -raportointipalvelimen saa käyttöön kahdella alla mainitulla tavalla eikä sitä pysty ostamaan erillisenä tuotteena. Lisätietoja löydät täältä.
Raportointipalvelin sisältyy
- SQL Server Enterprise Edition -versioon, kun asiakkaalla on Microsoftin Software Assurance -sopimus (SA-sopimus)
. - Power BI Premium kapasiteettiperusteiseen lisenssimalliin, jolloin asiakkaalla on käytössä sekä pilvipalvelu että Power BI Report Server
Lisäksi sellaisille henkilöille, jotka julkaisevat raportteja raportointipalvelimelle, tarvitaan Pro-lisenssit.
Lisenssikaavio
Usein kysytyt kysymykset
KYSYMYS: ”Riittääkö, että hankimme Pro-lisenssit meidän talousihmisille, jotta he voivat laatia raportteja? He jakavat raportteja noin 100 käyttäjälle.”
VASTAUS: ”Ei riitä. Kaikilla pitää olla Pro-lisenssit, sekä laatijoilla että raporttien käyttäjillä.”
**
KYSYMYS: ”Emmehän me tarvitse Power BI -lisenssejä, kun Power BI -raportteja katsotaan SharePointissa, Teamsissa tai Power Platform -tuotteissa?”
VASTAUS: ”Sillä ei ole merkitystä missä raportteja katsotaan eli mihin ne on upotettu käytettäväksi. Jotta käyttäjät pystyvät näkemään raportteja SharePointissa, Teamsissa tai jossain muualla, lisenssien pitää olla kunnossa. Lisäksi raportteihin on pitänyt antaa käyttöoikeudet.”
Lisätietoja, käyttötapauksia ja rajoituksia
Jos lisensointi kiinnostaa perusteellisemmin, löydät lisätietoja, kuten esimerkkejä käyttötapauksista sekä rajoituksista Corellian asiantuntijan Heidi Enho laajemmasta lisensointia käsittelevästä HExcelligent.fi -blogiartikkelista.