Copilot-agentit ovat yksi Microsoft 365 -ympäristön puhutuimmista aiheista, mutta moni ei ole varma, mitä käsite tarkoittaa. Ero tavalliseen Copilotiin on lyhyesti tämä: Copilot auttaa sinua yleisissä tehtävissä silloin, kun pyydät. Agentti taas on ohjeistettu ja rajattu tiettyyn käyttötarkoitukseen, tietoon tai prosessiin.
Tässä artikkelissa kerromme, mitä Copilot-agentit ovat, millaisia agenttityyppejä on olemassa ja mihin agentit oikeasti sopivat. Käymme läpi myös kaksi yleistä väärinkäsitystä ja tilanteet, joissa agenttia ei kannata tehdä lainkaan.
Mitä Copilot-agentit oikeastaan ovat?
Copilot-agentti on rajattuun tehtävään ohjeistettu digitaalinen avustaja. Se käyttää samaa tekoälyä kuin Copilot, mutta sille on määritelty etukäteen, mitä se tekee, mistä se hakee tietoa ja miten sen pitää vastata.
Agentin toiminta rakentuu yleensä neljästä osasta:
- Ohjeet: mitä agentti tekee, ketä se palvelee ja mitä se jättää tekemättä
- Tietolähteet: esimerkiksi SharePoint-sivusto, valitut dokumentit tai organisaation järjestelmä
- Toiminnot: mahdolliset tehtävät, joita agentti voi suorittaa, kuten tukipyynnön kirjaaminen
- Oikeudet: mihin tietoihin ja järjestelmiin agentti ja sen käyttäjät pääsevät käsiksi
Kaikilla agenteilla ei ole kaikkia näitä osia. Agentin kyvyt riippuvat agenttityypistä, käytettävistä tietolähteistä, sille rakennetuista toiminnoista, oikeuksista ja toteutustavasta. Siksi on harhaanjohtavaa puhua agenteista ikään kuin ne kaikki toimisivat itsenäisesti ja tekisivät päätöksiä.
Miten Copilot-agentit eroavat tavallisesta Copilotista?
Tavallinen Copilot, kuten Copilot Chat tai Copilot Wordissa ja Outlookissa, on yleiskäyttöinen avustaja. Se kirjoittaa, tiivistää, ideoi ja muokkaa sisältöä sen perusteella, mitä pyydät ja millaista aineistoa sille annat. Jokainen pyyntö lähtee käytännössä siitä, mitä kerrot sille juuri silloin.
Agentti puolestaan on valmiiksi ohjeistettu. Kun työntekijä kysyy HR-agentilta, miten vuosilomaa haetaan, agentti hakee vastauksen hyväksytyistä henkilöstöohjeista eikä yleisestä tiedosta. Käyttäjän ei tarvitse joka kerta kertoa, mistä tieto löytyy tai miten vastata.
Kolme agenttityyppiä
Käytännössä agentit voi jakaa karkeasti kolmeen ryhmään:
- Tietopohjainen agentti vastaa kysymyksiin rajatun aineiston pohjalta. Se ei tee muutoksia järjestelmiin eikä toimi taustalla. Useimmat organisaatioiden ensimmäiset agentit ovat tällaisia.
- Tehtäviä suorittava agentti voi tiedonhaun lisäksi tehdä sille määriteltyjä toimintoja, esimerkiksi kirjata tukipyynnön tai hakea tilauksen tilan järjestelmästä. Toiminnot rakennetaan tyypillisesti Copilot Studiossa.
- Laajemmat Copilot Studio -ratkaisut voivat yhdistää useita agentteja, järjestelmäintegraatioita ja käynnistimiä. Tällainen agentti voi reagoida esimerkiksi uuteen sähköpostiin ilman, että kukaan kysyy siltä mitään, mutta vain jos se on erikseen rakennettu ja sallittu toimimaan niin.
Itsenäisesti toimiva, monivaiheisia prosesseja hoitava agentti on siis yksi vaihtoehto, ei agenttien perusmuoto.
Vertailu: Copilot ja kaksi agenttityyppiä
Taulukko kokoaa, miten yleinen Copilot, tietopohjainen agentti ja toimintoja suorittava Copilot Studio -agentti eroavat toisistaan.
| Yleinen Copilot | Tietopohjainen agentti | Toimintoja suorittava Copilot Studio -agentti | |
|---|---|---|---|
| Käyttötarkoitus | Yleiset työtehtävät käyttäjän pyynnöstä, kuten tekstit, tiivistelmät ja ideointi | Vastaa kysymyksiin rajatusta aiheesta, esimerkiksi henkilöstöohjeista | Hoitaa rajatun prosessin vaiheita, esimerkiksi kirjaa pyynnön tai hakee tietoa järjestelmästä |
| Tietolähteet | Käyttäjän antama sisältö ja tiedot, joihin käyttäjällä ja kyseisellä Copilot-kokemuksella on pääsy | Etukäteen valitut lähteet, kuten SharePoint-sivusto tai tietyt dokumentit | Valitut lähteet sekä agenttiin liitetyt järjestelmät ja rajapinnat |
| Toiminnot | Tuottaa ja muokkaa sisältöä käyttäjän pyynnöstä | Hakee ja tiivistää tietoa, ei tee muutoksia järjestelmiin | Suorittaa määriteltyjä toimintoja ja voi reagoida tapahtumiin, jos se on rakennettu niin |
| Rakentamisen vaativuus | Ei rakennettavaa, vain käyttöönotto | Usein kevyt: ohjeet, lähteet ja testaus ilman koodia | Vaatii suunnittelua ja usein Copilot Studio-, Power Platform- tai IT-osaamista |
| Tyypillinen käyttäjä | Kuka tahansa tietotyöntekijä omissa tehtävissään | Tiimi tai henkilöstö, jolla on toistuvia kysymyksiä samasta aiheesta | Prosessin käyttäjät, esimerkiksi asiakaspalvelu tai sisäinen tuki |
Miten Copilot-agentit toimivat käytännössä?
Kun käyttäjä kysyy agentilta jotain, agentti tulkitsee kysymyksen ohjeidensa perusteella, hakee vastauksen sille määritellyistä lähteistä ja muotoilee vastauksen. Jos agentille on rakennettu toimintoja, se voi myös suorittaa niitä silloin, kun tilanne vastaa ohjeissa kuvattua.
Vastausten laatu riippuu ennen kaikkea kahdesta asiasta: ohjeiden selkeydestä ja lähdetiedon laadusta. Hyvin rajattu agentti, jonka lähteet ovat ajan tasalla, vastaa johdonmukaisesti. Laaja agentti, jonka pohjalla on ristiriitaisia dokumentteja, antaa ristiriitaisia vastauksia.
Kokonaisuuteen kuuluvat myös käyttöoikeudet. Hyvin toteutettu agentti näyttää käyttäjälle vain tietoa, johon hänellä on oikeus, mutta asetukset on tarkistettava jokaisen toteutuksen kohdalla erikseen. Tietolähteiden, käyttöoikeuksien ja hallintamallin merkitystä avaamme tarkemmin artikkelissa Copilot-agenttien tietoturva ja hallinta Microsoft 365 -ympäristössä.
Kaksi yleisintä väärinkäsitystä Copilot-agenteista
Agentteihin liittyy kaksi vastakkaista harhaluuloa. Ensimmäinen saa organisaatiot lykkäämään kokeilua, toinen johtaa pettymyksiin.
Väärinkäsitys 1: Oman agentin rakentaminen on rakettitiedettä
Yksinkertaisen tietopohjaisen agentin rakentaminen on usein yllättävän suoraviivaista. Agentille annetaan nimi, ohjeet ja tietolähteet, ja sitä voi testata saman tien. Koodia ei tarvita.
Vaikein osa ei ole tekninen. Hankalinta on löytää käyttötapaus, johon agentti oikeasti sopii, ja uskaltaa kokeilla pientä versiota ennen kuin kaikki on mietitty valmiiksi.
Väärinkäsitys 2: Yhden agentin pitäisi hoitaa kaikki
Toinen ääripää on odottaa yhdeltä agentilta liikaa. Kun samaan agenttiin lisätään HR-ohjeet, projektimallit, hinnastot ja asiakaspalvelun vastauspohjat, lopputulos vastaa kaikkeen vähän sinne päin. Käyttäjä ei tiedä, mitä siltä kannattaa kysyä, eikä rakentaja tiedä, mistä virheellinen vastaus on peräisin.
Corellian kouluttajan näkökulma
”Koulutuksissa törmään kahteen vastakkaiseen väärinkäsitykseen. Ensimmäinen on, että oman agentin tekeminen olisi rakettitiedettä. Copilot-ympäristössä yksinkertaisen agentin rakentaminen on usein melko helppoa. Vaikeampi työ on oikean käyttötapauksen tunnistaminen ja rohkea kokeileminen. Toinen väärinkäsitys on, että yhdeltä agentilta odotetaan liikaa. Agentti ei ole monitoimityökalu: tee yksi agentti yhteen tehtävään. Jos tarpeita on useita, tee useampia rajattuja agentteja.”
Yksi agentti, yksi selkeä tehtävä
Agenttien suunnittelussa toimii yksinkertainen periaate: yksi agentti hoitaa yhden selkeän tehtävän. Jos tarpeita on useita, tehdään useampi rajattu agentti.
Ajatellaan organisaatiota, joka haluaa helpottaa sisäistä tiedonhakua. Yhden laajan ”kysy mitä vain” -agentin sijaan se rakentaa kolme rajattua agenttia:
- HR-ohjeagentti, joka vastaa lomia, poissaoloja ja etätyötä koskeviin peruskysymyksiin
- projektiohjeiden agentti, joka neuvoo projektimallin vaiheissa ja dokumenttipohjissa
- tarjousmateriaalien agentti, joka auttaa löytämään ajantasaiset palvelukuvaukset ja referenssit
Rajattu malli on usein parempi, koska
- jokaisella agentilla on selkeä omistaja, joka vastaa sen lähteistä
- lähdetieto pysyy hallittavana ja helpommin ajan tasalla
- testaaminen on helpompaa, kun tiedetään, mihin kysymyksiin agentin pitää osata vastata
- virheellisen vastauksen syy löytyy nopeammin
- käyttäjä tietää, mitä kultakin agentilta kannattaa kysyä.
Laajemmissa Copilot Studio -ratkaisuissa rajattuja agentteja voidaan myös yhdistää niin, että pääagentti ohjaa kysymyksen oikealle agentille. Lähtökohta pysyy silti samana: jokainen osa tekee yhden asian hyvin.
Mihin tarkoituksiin Copilot-agentteja voidaan käyttää?
Agentit sopivat parhaiten tehtäviin, joissa sama kysymys tai rutiini toistuu usein ja vastaus löytyy olemassa olevasta, hyväksytystä aineistosta. Tässä on neljä realistista esimerkkiä.
HR-ohjeagentti
Agentti vastaa henkilöstön peruskysymyksiin hyväksyttyjen henkilöstöohjeiden pohjalta, esimerkiksi lomien hakemisesta, poissaoloilmoituksista ja etätyön käytännöistä. Se ei tulkitse yksittäisen työntekijän tilannetta eikä tee henkilöstöpäätöksiä, vaan ohjaa tällaiset kysymykset HR-asiantuntijalle.
Projektiohjeiden agentti
Agentti auttaa projektipäälliköitä löytämään oikean dokumenttipohjan, kertoo, mitä projektimallin kussakin vaiheessa pitää tehdä, ja muistuttaa hyväksyntäkäytännöistä. Lähteenä on organisaation oma projektiohjeistus.
Tarjousmateriaalien agentti
Myyjä kysyy agentilta ajantasaista palvelukuvausta, sopivaa referenssiä tai vakiotekstiä tarjouksen osaksi. Agentti ei hinnoittele tarjousta eikä lupaa asiakkaalle mitään, mutta se auttaa löytämään oikean materiaalin ilman kansioiden selaamista.
Asiakaspalvelun rajattu agentti
Agentti vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin, kuten toimitusaikoihin tai palautusohjeisiin. Kun kysymys on monimutkaisempi tai asiakas haluaa asioida ihmisen kanssa, agentti siirtää keskustelun asiakaspalvelijalle.
Käyttötapauksia ja niiden liiketoimintahyötyjä käsittelemme laajemmin artikkelissa Copilot-agentit yrityksen käytössä.
Milloin agenttia ei kannata tehdä?
Agentti ei ole oikea ratkaisu kaikkeen. Se kannattaa jättää tekemättä tai ainakin siirtää myöhemmäksi, jos
- lähdetieto on hajanaista, ristiriitaista tai vanhentunutta, sillä agentti ei korjaa sitä vaan toistaa sen
- prosessia ei ole kuvattu, eikä organisaatio itsekään osaa sanoa, miten asia kuuluu hoitaa
- tehtävä toistuu niin harvoin, ettei rakentaminen ja ylläpito ole vaivan arvoista
- jokainen tapaus vaatii tapauskohtaista harkintaa tai päätöksentekoa
- tavallinen Copilot riittää, kun pyynnön muotoilee huolellisesti.
Viimeinen kohta jää usein huomaamatta. Moni tarve ratkeaa ilman agenttia, kun Copilotille antaa riittävästi kontekstia ja nimeää lähteen. Siihen pääset alkuun oppaallamme promptauksen perusteista Copilotilla.
Kuka voi rakentaa Copilot-agentin?
Yksinkertaisen tietopohjaisen agentin voi rakentaa ilman ohjelmointitaitoja. Esimerkiksi Microsoft 365 Copilotin Agent Builder -työkalussa ja SharePointin agenteissa rakentaminen on pääosin ohjeiden kirjoittamista ja tietolähteiden valintaa. Se, mitkä työkalut ovat käytössäsi, riippuu organisaation lisensseistä ja ylläpidon asetuksista.
Kun agentin pitää suorittaa toimintoja, käyttää muita järjestelmiä tai toimia laajemman prosessin osana, tarvitaan yleensä Copilot Studio-, Power Platform- tai IT-osaamista. Monessa organisaatiossa työ jakautuu kahdelle tasolle: liiketoiminnan asiantuntijat tekevät rajattuja tietopohjaisia agentteja oman tiiminsä tarpeisiin, ja IT tai kokeneemmat kehittäjät toteuttavat integraatioita vaativat ratkaisut.
Ennen laajempaa käyttöönottoa organisaation kannattaa sopia hallintamallista: kuka saa rakentaa ja jakaa agentteja, mitä tietoja ne saavat käyttää, kuka vastaa niiden ylläpidosta ja miten niiden käyttöä seurataan. Agenttityyppien valintaa, rakentamista ja hallintaa harjoitellaan koulutuksessamme Copilot-agenttien hallinta ja hyödyntäminen Microsoft 365 -ympäristössä.
Seuraava askel: valitse yksi toistuva kysymys
Agentteja oppii ymmärtämään parhaiten kokeilemalla yhtä pientä. Valitse työstäsi yksi kysymys tai rutiini, joka toistuu viikoittain, ja arvioi kolmella kysymyksellä, voisiko rajattu agentti auttaa siinä:
- Löytyykö vastaus olemassa olevasta, ajantasaisesta aineistosta?
- Voiko tehtävän rajata yhdellä lauseella?
- Onko selvää, kenelle hankalammat tapaukset ohjataan?
Jos vastaus on kolmesti kyllä, sinulla on hyvä ehdokas ensimmäiseksi agentiksi. Käyttötapauksen valinnasta ja rakentamisen vaiheista kerromme tarkemmin artikkelissa miten rakennan oman Copilot-agentin.
Jos haluatte tunnistaa käyttötapauksia koko tiimin voimin, me Corelliassa suunnittelemme asiakaskohtaiset koulutukset ja työpajat teidän tarpeidenne mukaan. Harjoitukset ja esimerkit perustuvat silloin organisaationne omiin rutiineihin. Kysy lisää asiakaskohtaisista koulutuksista.