Avaat Microsoft Copilotin, kirjoitat lyhyen pyynnön ja saat vastauksen, joka on niin yleinen, ettei siitä ole juuri hyötyä. Moni päättelee tässä kohtaa, ettei Copilot sovi omaan työhön.
Johtopäätös on usein liian nopea. Tulokseen vaikuttavat promptin lisäksi lähdemateriaali, käyttöoikeudet, käytettävä sovellus ja tehtävän luonne. Promptiin voit kuitenkin vaikuttaa heti, ja siksi tässä oppaassa käymme läpi promptauksen perusteet Copilotilla käytännön esimerkkien avulla.
Miksi Copilotin vastaus jää yleiseksi?
Perussääntö on yksinkertainen: epämääräisellä kysymyksellä saat epämääräisen vastauksen. Kun pyydät Copilotia kirjoittamaan sähköpostin asiakkaalle, se ei tiedä, kuka asiakas on, mistä on kyse tai mitä haluat viestillä saavuttaa. Niinpä se täyttää aukot yleisellä tekstillä.
Prompti ei kuitenkaan ole ainoa tekijä. Vastaukseen vaikuttavat myös
- lähdemateriaali: jos dokumentti on vanhentunut tai puutteellinen, myös vastaus on
- käyttöoikeudet: Copilot voi käyttää vain tietoa, johon sinulla ja kyseisellä Copilot-kokemuksella on pääsy
- sovellus: Copilot toimii Wordissa, Outlookissa ja Teamsissa kunkin sovelluksen sisällön kanssa, joten sama pyyntö voi tuottaa eri tuloksen eri paikassa
- tehtävän luonne: kaikki työ ei sovi tekoälylle, ja osa vaatii aina ihmisen harkintaa.
Mitä hyvä promptaus oikeasti tarkoittaa?
Tehokas prompti Microsoft 365 -ympäristössä ei ole taikakaava vaan selkeä työohje. Hyvässä promptissa on yleensä neljä osaa:
- Tavoite tai tehtävä: mitä haluat saada aikaan, esimerkiksi asiakasviesti toimituksen viivästymisestä
- Konteksti: taustatiedot, joita Copilot ei voi tietää, kuten viivästyksen syy, uusi toimituspäivä ja asiakassuhteen tilanne
- Lähde: tiedosto, sähköpostiketju, kokous tai teksti, jonka pohjalta Copilotin pitää työskennellä
- Lopputulos tai muoto: pituus, sävy ja rakenne, esimerkiksi ”ystävällinen, enintään 120 sanaa, lopussa selkeä seuraava askel”
Roolin antaminen, kuten ”toimi viestinnän asiantuntijana”, on yksi lisäkeino. Se voi auttaa sävyn ja näkökulman kanssa, mutta se ei korvaa tavoitetta, kontekstia tai lähdettä. Rooli on valinnainen apuväline, ei pakollinen taikasana.
Kaikkia osia ei tarvita joka kerta. Lyhyt pyyntö riittää, kun tehtävä on yksinkertainen ja aineisto on jo auki. Mitä enemmän lopputulos riippuu taustatiedoista, sitä tärkeämpiä konteksti ja lähde ovat.
Corellian kouluttajan näkökulma
”Promptaamista oppii vain tekemällä. Alussa yleisin virhe on, että Copilotilta kysytään liian lyhyesti, ilman riittävää kontekstia ja ilman lähteitä. Perusohjeeni on: epämääräisellä kysymyksellä saat epämääräisen vastauksen. Ensimmäisen vastauksen ei myöskään tarvitse olla lopullinen. Hyvä työskentelytapa on pyytää luonnos, arvioida sitä ja tarkentaa pyyntöä vaihe vaiheelta.”
Nimeä lähde mahdollisimman tarkasti
Lähde jää promptista pois useammin kuin mikään muu osa. Kun pyydät yhteenvetoa projektista, Copilot joutuu arvaamaan, mitä projektia ja mitä aineistoa tarkoitat.
Viittaa siksi mahdollisimman täsmällisesti
- tiedostoon nimeltä, esimerkiksi ”käytä tiedostoa Projektisuunnitelma_syksy.docx”
- tiettyyn kokoukseen, esimerkiksi tiistain ohjausryhmän kokoukseen
- sähköpostiketjuun, jossa asiasta on sovittu
- tekstiin, jonka liität suoraan promptiin.
Muista, että Copilot voi käyttää vain tietoa, johon sinulla ja kyseisellä Copilot-kokemuksella on pääsy. Jos et itse pääse tiedostoon, ei pääse Copilotkaan. Eri Copilot-versioiden pääsy organisaation tietoihin myös vaihtelee, joten sama prompti voi toimia eri tavalla eri ympäristössä.
Neljä esimerkkiä: ennen ja jälkeen
Esimerkeistä näkee, miten sama pyyntö muuttuu, kun siihen lisätään tavoite, konteksti, lähde ja muoto.
Tarjousluonnos Wordissa
Ennen: ”Kirjoita tarjous koulutuksesta.”
Jälkeen: ”Laadi tarjousluonnos kahden päivän esihenkilövalmennuksesta. Käytä lähteinä tiedostoja Tarjouspyyntö_asiakas.docx ja Palvelukuvaus_esihenkilövalmennus.docx. Tavoite on, että asiakas näkee, miten valmennus vastaa tarjouspyynnössä mainittuihin tarpeisiin. Rakenne: johdanto, toteutus, aikataulu ja hinta. Jos aikataulua tai hintaa ei löydy lähteistä, jätä niille paikkamerkki.”
Lisäys toimii, koska Copilot saa sekä aineiston että rakenteen. Paikkamerkkipyyntö vähentää riskiä, että puuttuvat tiedot täytetään arvaamalla.
Sähköpostivastaus Outlookissa
Ennen: ”Vastaa tähän.”
Jälkeen: ”Laadi vastausluonnos tähän sähköpostiketjuun. Asiakas haluaa siirtää koulutuksen marraskuulta tammikuulle. Siirto onnistuu, mutta osallistujamäärä pitää vahvistaa kaksi viikkoa ennen koulutusta. Älä lupaa uutta päivämäärää, vaan pyydä asiakasta ehdottamaan kahta vaihtoehtoa. Sävy ystävällinen ja asiallinen, enintään 120 sanaa.”
Ketju toimii lähteenä, mutta päätös siirrosta ja sen ehdoista on tietoa, jota Copilot ei voi tietää ilman sinua.
Kokouksen jatkotoimet Teamsissa
Ennen: ”Mitä kokouksessa sovittiin?”
Jälkeen: ”Listaa tämän kokouksen päätökset ja jatkotoimet taulukkona, jossa sarakkeet ovat tehtävä, vastuuhenkilö ja määräaika. Jos vastuuhenkilöä tai määräaikaa ei sovittu, merkitse kohta puuttuvaksi äläkä arvaa.”
Pyyntö kertoo, missä muodossa tieto tarvitaan, ja ohjaa Copilotia ilmoittamaan puuttuvasta tiedosta. Kokouksen sisältöä Copilot voi käyttää vain, jos se on ollut kokouksessa käytettävissä esimerkiksi litteroinnin kautta.
Esitysrunko PowerPointiin
Ennen: ”Tee esitys projektista.”
Jälkeen: ”Tee johtoryhmälle kahdeksan dian esitysrunko tiedoston Projektikatsaus_Q3.docx pohjalta. Käsittele tilanne, saavutukset, riskit, päätöstä vaativat asiat ja seuraavat askeleet. Enintään kolme pääkohtaa diaa kohden. Johtoryhmällä on aiheelle kymmenen minuuttia, joten nosta päätöstä vaativat asiat esityksen alkuun.”
Kun kuulijat ja käytettävissä oleva aika ovat tiedossa, Copilot saa perusteet painottaa oikeita asioita.
Näitä ja muita Office-sovellusten käyttötilanteita harjoitellaan koulutuksessamme Microsoft 365 Copilot Office -ohjelmissa, jossa käydään läpi Copilotin käyttö Wordissa, Outlookissa, Teamsissa, Excelissä ja PowerPointissa.
Älä yritä saada kaikkea yhdellä promptilla
Ensimmäinen vastaus on luonnos, ei lopputulos. Paras tulos syntyy yleensä muutaman lyhyen kierroksen kautta:
- Ensimmäinen luonnos: pyydä runko tai lyhyt versio
- Arviointi: lue vastaus ja katso, mikä puuttuu, mikä on väärin ja mikä on turhaa
- Tarkennus: pyydä esimerkiksi ”Tiivistä johdanto kahteen virkkeeseen ja lisää esimerkki rakennusalalta.”
- Vaihtoehdot: pyydä esimerkiksi ”Anna kolme vaihtoehtoista otsikkoa: yksi asiallinen, yksi kysymysmuotoinen ja yksi hyötyä korostava.”
- Viimeistely: pyydä tarkistamaan kieli ja sävy, ja tarkista itse kaikki nimet, luvut ja päivämäärät
Iterointi on usein nopeampaa kuin täydellisen promptin kirjoittaminen kerralla. Samalla opit, mitä tietoa Copilot tarvitsee juuri sinun tehtävissäsi.
Kun vastaus ei osu
Jos tulos ei kelpaa, älä aloita alusta. Kokeile ensin näitä:
- Tarkenna tavoitetta: kerro, mihin teksti tulee ja mitä sillä pitää saada aikaan
- Lisää puuttuva tausta: kerro asiat, joita Copilot ei voi tietää, kuten aiemmat sopimukset tai asiakkaan tilanne
- Nimeä lähde: osoita tiedosto, ketju tai kokous, jonka pohjalta vastataan
- Rajaa laajuutta: pyydä yksi osio kerrallaan koko dokumentin sijaan
- Pyydä perustelemaan: kysy, mihin kohtaan lähdettä vastaus perustuu
- Pyydä ilmoittamaan puuttuvasta tiedosta: lisää ohje ”Jos tieto puuttuu lähteestä, kerro se äläkä arvaa.”
Jos vastaus jää heikoksi tarkennustenkin jälkeen, syy voi olla muualla kuin promptissa. Tarkista, onko lähdeaineisto ajan tasalla, onko sinulla pääsy siihen ja sopiiko tehtävä ylipäätään Copilotille.
Harjoitus: vertaa lyhyttä ja tarkennettua promptia
Promptaamista oppii vain tekemällä. Kokeile tätä yhdellä oikealla työtehtävällä:
- Valitse tehtävä, jonka teet tällä viikolla joka tapauksessa, esimerkiksi sähköpostivastaus tai kokousmuistio.
- Kirjoita ensin lyhyt prompti ja kopioi vastaus talteen.
- Lisää samaan pyyntöön tavoite, konteksti ja lähde.
- Vertaa vastauksia. Mitä toinen versio teki paremmin, ja mitä siitä vielä puuttuu?
Kun rakenne alkaa tulla selkäytimestä, valmiista esimerkeistä on hyötyä. Artikkelissa Copilot-promptit rooleittain on 40 valmista promptia myyntiin, HR:ään, taloushallintoon ja johtoon.
Jos huomaat antavasi Copilotille samaa ohjetta viikosta toiseen, tehtävä voi sopia rajatulle agentille. Lue, miten rakennat oman Copilot-agentin ja mistä kannattaa aloittaa.
Harjoittele promptaamista omilla työtehtävilläsi
Promptauksen perusteet oppii nopeimmin, kun harjoitukset vastaavat omaa työtä. Siksi koulutuksissamme harjoitellaan oikeissa Microsoft 365 -sovelluksissa tehtävillä, jotka muistuttavat todellisia työtilanteita.
Corellian tekoälykoulutuksissa promptaus liitetään laajemmin tekoälyn käytännön hyödyntämiseen työelämässä. Copilot-koulutusten valikoimasta löydät kurssit peruskäytöstä agentteihin ja niiden hallintaan.
Jos haluatte, että koko tiimi oppii promptaamaan omien työtehtäviensä kautta, rakennamme asiakaskohtaisen koulutuksen esimerkit ja harjoitukset teidän työroolienne ympärille. Samalla voidaan sopia organisaation yhteisistä promptikäytännöistä. Kysy lisää asiakaskohtaisista koulutuksista.