Moni miettii, miten luoda Copilot-agentti omaan organisaatioon, ja aloittaa avaamalla rakennustyökalun. Parempi lähtökohta on kysymys: mikä toistuva kysymys, tiedonhaku tai rutiini vie meiltä aikaa joka viikko?
Ensimmäinen onnistuminen syntyy harvoin koko organisaation kattavasta agenttihankkeesta. Se syntyy pienestä, hyvin rajatusta rutiinista, jossa agentti vastaa samoihin kysymyksiin luotettavasti ja ohjaa hankalat tapaukset ihmiselle. Tässä oppaassa käymme oman Copilot-agentin rakentamisen läpi viidessä vaiheessa ja käytämme esimerkkinä HR-ohjeagenttia.
Jos agenttien perusajatus ja eri agenttityypit ovat vielä vieraita, kannattaa lukea ensin, mitä Copilot-agentit ovat ja miten ne eroavat tavallisesta Copilotista.
Aloita ongelmasta, älä työkalusta
Agentin rakentamisen voi helposti aloittaa ominaisuuksista ja miettiä, mitä kaikkea agentti voisi tehdä. Hyödyllisempää on katsoa omaa arkea ja etsiä tilanteita, joissa sama työ toistuu. Esimerkiksi
- HR vastaa viikoittain samoihin kysymyksiin lomista, poissaoloista ja etätyöstä
- projektipäälliköt etsivät oikeaa dokumenttipohjaa kansioista
- myynti kysyy kollegoilta ajantasaista palvelukuvausta tarjousta varten
- uudet työntekijät kysyvät ensimmäisinä viikkoinaan samoja käytännön asioita.
Kun ongelma on tunnistettu, työkalun valinta helpottuu. Usein yksinkertainen tietopohjainen agentti riittää.
Mikä on hyvä ensimmäinen käyttötapaus?
Arvioi käyttötapausta näillä viidellä kriteerillä. Mitä useampi täyttyy, sitä parempi ehdokas se on ensimmäiseksi agentiksi.
- Tehtävä toistuu usein. Kerran vuodessa esitetty kysymys ei tarvitse agenttia.
- Tehtävä on helppo rajata. Voit kuvata yhdellä lauseella, mihin agentti vastaa.
- Lähdetieto on olemassa ja kunnossa. Vastaukset löytyvät ajantasaisista, hyväksytyistä dokumenteista.
- Onnistumisen voi havaita. Tiedätte, mistä huomaatte agentin auttavan.
- Poikkeukset voi ohjata ihmiselle. On selvää, kenelle agentti ohjaa kysymykset, joihin se ei saa tai osaa vastata.
HR-ohjeagentti täyttää kriteerit hyvin, jos yrityksen henkilöstöohjeet ovat ajan tasalla. Kysymykset toistuvat, aihe on rajattu, lähteet ovat valmiina ja vaikeat tapaukset kuuluvat luontevasti HR-asiantuntijalle.
Corellian kouluttajan näkökulma
”Ensimmäiseksi agentiksi kannattaa valita yksinkertainen työssä toistuva rutiini. HR-ohjeagentti on usein hyvä esimerkki, jos yrityksen ohjeistukset ovat kunnossa. Työntekijät voivat kysyä agentilta tavallisimmat peruskysymykset, ja vaikeammat tai tulkintaa vaativat tapaukset siirretään HR-asiantuntijalle. Näin agentti vapauttaa asiantuntijan aikaa, mutta ei yritä korvata hänen harkintaansa.”
Copilot-agentin rakentaminen viidessä vaiheessa
1. Tunnista käyttötapaus
Valitse yksi rutiini edellä kuvattujen kriteerien avulla. Kirjaa ylös, ketä agentti palvelee ja millaisia kysymyksiä he esittävät. HR-esimerkissä kohderyhmä on koko henkilöstö, ja tyypillisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi, miten vuosilomaa haetaan, kenelle sairauspoissaolosta ilmoitetaan ja kuinka monta etäpäivää viikossa on sallittu.
2. Rajaa agentin tehtävä
Kirjoita auki, mitä agentti tekee ja mitä se ei tee. Rajaus on agentin tärkein ominaisuus, koska se määrittää, mihin käyttäjä voi luottaa.
HR-ohjeagentti vastaa hyväksyttyjen henkilöstöohjeiden pohjalta lomia, poissaoloja ja etätyötä koskeviin peruskysymyksiin. Yhtä tärkeää on kertoa, mitä agentti ei tee:
- se ei tulkitse yksittäisen työntekijän tapausta
- se ei tee henkilöstöpäätöksiä
- se ei korvaa HR-asiantuntijaa.
Rajaus siirretään agentin ohjeisiin, esimerkiksi näin: ”Vastaa vain liitettyjen henkilöstöohjeiden perusteella. Jos vastausta ei löydy ohjeista tai kysymys koskee yksittäisen työntekijän tilannetta, kerro se suoraan ja ohjaa käyttäjä HR:n yhteiskanavaan.”
Agentin ohjeet kirjoitetaan pitkälti samoilla periaatteilla kuin hyvä prompti, joten promptauksen perusteet Copilotilla auttavat myös tässä vaiheessa.
3. Valitse ja tarkista lähdetieto
Agentti on vain niin hyvä kuin aineisto, josta se hakee vastauksensa. Ennen kuin liität lähteet agenttiin, tarkista
- ovatko dokumentit voimassa olevia ja hyväksyttyjä
- onko samasta ohjeesta useita versioita, jotka voivat olla ristiriidassa keskenään
- sisältävätkö lähteet tietoa, jota kaikkien agentin käyttäjien ei pidä nähdä
- kuka vastaa lähteiden päivittämisestä jatkossa.
HR-esimerkissä lähteiksi valitaan vain voimassa oleva lomaohje, poissaolo-ohje ja etätyöohje. Vanhat versiot poistetaan tai siirretään agentin ulottumattomiin.
4. Rakenna ensimmäinen versio
Yksinkertaisen tietopohjaisen agentin voi rakentaa esimerkiksi Microsoft 365 Copilotin Agent Builder -työkalulla tai SharePointin agenttina. Rakentaminen on silloin pääosin nimen, kuvauksen, ohjeiden ja tietolähteiden määrittelyä. Laajemmat ratkaisut, joissa agentti suorittaa toimintoja tai käyttää muita järjestelmiä, tehdään Copilot Studiossa.
Tarkista ennen aloittamista IT:ltä, mitkä työkalut organisaatiossanne ovat käytössä ja kuka saa rakentaa ja jakaa agentteja. Saatavuus riippuu lisensseistä ja ylläpidon asetuksista.
Ensimmäisen version ei tarvitse olla valmis. Sen tehtävä on näyttää, toimiiko rajaus ja riittävätkö lähteet. Esimerkki siitä, miten rajattu käyttötapaus viedään suunnittelusta toteutukseen, löytyy artikkelistamme Copilot Studio ja Copilot-agentit asiakaspalvelussa.
5. Testaa oikeilla käyttäjillä ja kehitä palautteen perusteella
Rakentaja tuntee aineiston ja osaa kysyä oikeilla sanoilla. Siksi agenttia pitää testata niiden ihmisten kanssa, jotka sitä oikeasti käyttävät. He kysyvät omin sanoin, epätarkasti ja odottamattomista asioista, ja juuri ne kysymykset paljastavat agentin heikkoudet.
Testauksen jälkeen ei korjata pelkästään agentin ohjeita. Virheellinen vastaus kertoo usein, että lähdeohjeessa on aukko tai epäselvyys, joka pitää korjata itse dokumenttiin.
Kevyt pilotointimalli ensimmäiselle agentille
Pilotti ei vaadi raskasta projektia. Ensimmäiselle agentille riittää tämä malli:
- Kerää viidestä kymmeneen todellista kysymystä, joita agentin kohderyhmä on oikeasti esittänyt.
- Valitse pieni testiryhmä, esimerkiksi muutama työntekijä eri tiimeistä.
- Pyydä testaajia kysymään agentilta omin sanoin ja kirjaamaan virheelliset tai puutteelliset vastaukset.
- Korjaa lähteet ja ohjeet havaintojen perusteella.
- Julkaise agentti laajemmalle joukolle vasta, kun testikysymyksiin tulee oikeat vastaukset.
Tarvitseeko Copilot-agentin rakentamiseen ohjelmointitaitoja?
Yksinkertaisen tietopohjaisen agentin rakentaminen ei yleensä vaadi ohjelmointia. Ohjeet kirjoitetaan tavallisella kielellä, ja lähteet valitaan olemassa olevista sijainneista.
Teknistä osaamista tarvitaan kuitenkin usein, kun
- agentin pitää suorittaa toimintoja, kuten luoda tiketti tai päivittää tietoja
- agentti liitetään muihin järjestelmiin tai rajapintoihin
- agentti julkaistaan esimerkiksi verkkosivustolle tai muihin kanaviin
- agenttien käyttöoikeuksia, ympäristöjä ja elinkaarta pitää hallita organisaation tasolla.
Näissä tilanteissa tarvitaan yleensä Copilot Studio-, Power Platform- tai IT-osaamista. Koodittomuus pitää siis paikkansa ensimmäisen agentin kohdalla, mutta ei välttämättä enää silloin, kun agentin tehtävää laajennetaan.
Kolme yleistä virhettä
Liian laaja tavoite
Agentti, jonka pitäisi vastata kaikkiin henkilöstön kysymyksiin, ei vastaa mihinkään kunnolla. Aloita yhdestä aihealueesta ja laajenna vasta, kun ensimmäinen toimii.
Epäselvä tai vanhentunut lähdetieto
Jos lähteissä on kaksi eri versiota etätyöohjeesta, agentti voi poimia vastauksen kummasta tahansa. Agentti ei tiedä, kumpi ohje on voimassa, ellei sitä kerrota tai vanhaa versiota poisteta.
Testaus vain rakentajan näkökulmasta
Rakentaja käyttää testatessaan samoja termejä kuin lähdedokumentit, mutta oikeat käyttäjät eivät tee niin. Agentti, joka toimii rakentajan kysymyksillä, voi epäonnistua heti ensimmäisellä aidolla kysymyksellä.
Tarkistuslista ennen rakentamista
Käy nämä kohdat läpi ennen kuin avaat rakennustyökalun. Taulukossa on esimerkkivastaukset HR-ohjeagentille.
| Kohta | Kysymys | HR-ohjeagentissa |
|---|---|---|
| Omistaja | Kuka vastaa agentin sisällöstä ja ylläpidosta? | Nimetty henkilö HR-tiimistä |
| Kohderyhmä | Kenelle agentti on tarkoitettu? | Koko henkilöstö |
| Lähteet | Mistä dokumenteista agentti saa hakea vastauksia? | Voimassa olevat loma-, poissaolo- ja etätyöohjeet |
| Tietosuoja ja käyttöoikeudet | Sisältävätkö lähteet henkilötietoja tai muuta tietoa, jota kaikkien ei pidä nähdä? | Vain koko henkilöstölle tarkoitetut yleisohjeet, ei henkilötietoja |
| Vastausten rajat | Mihin agentti ei vastaa? | Yksittäisen työntekijän tapaukset ja päätöksiä vaativat kysymykset |
| Eskalointitapa | Minne käyttäjä ohjataan, kun agentti ei voi vastata? | HR:n yhteiskanava tai nimetty yhteyshenkilö |
| Onnistumisen mittari | Mistä huomaatte, että agentti auttaa? | Testikysymyksiin tulee oikeat vastaukset, ja HR:lle tulevien peruskysymysten määrää seurataan |
Tietolähteisiin, käyttöoikeuksiin ja hallintamalliin liittyviä kysymyksiä käsittelemme tarkemmin artikkelissa Copilot-agenttien tietoturva ja hallinta Microsoft 365 -ympäristössä. Agenttityypin valintaa, rakentamista, julkaisemista ja hallintaa harjoitellaan käytännössä koulutuksessamme Copilot-agenttien hallinta ja hyödyntäminen Microsoft 365 -ympäristössä.
Ensimmäinen askel: kirjoita agentin tehtävä yhdellä lauseella
Valitse työstäsi yksi rutiini ja kirjoita yhdellä lauseella, mitä agentin pitäisi tehdä ja mitä sen ei pidä tehdä. Esimerkiksi: ”Agentti vastaa henkilöstöohjeiden perusteella lomia, poissaoloja ja etätyötä koskeviin peruskysymyksiin, mutta ei tulkitse yksittäisiä tapauksia eikä tee päätöksiä.”
Jos lause syntyy helposti, sinulla on hyvä lähtökohta ensimmäiselle agentille. Jos se tuntuu vaikealta, rajaus kaipaa vielä työtä, ja se on hyvä huomata ennen rakentamista.
Me Corelliassa autamme organisaatioita tunnistamaan sopivia käyttötapauksia ja suunnittelemaan ensimmäisen pilotin. Asiakaskohtaisissa koulutuksissa ja työpajoissa harjoitukset perustuvat teidän omiin prosesseihinne. Kerro tarpeistanne, niin suunnitellaan sopiva kokonaisuus.