Copilotin tulos riippuu enemmän promptin laadusta kuin mallista itsestään. Tämä on käytännössä todettu toistuvasti: kaksi käyttäjää, sama tehtävä, eri prompti ja lopputulokset eroavat merkittävästi toisistaan. Copilot-promptit ovat siis se piste, johon kannattaa investoida aikaa. Tässä artikkelissa käymme läpi, mikä tekee promptista toimivan, ja annamme 40 valmista, kopioitavaa promptia neljälle eri roolille: myyntiin, HR:ään, taloushallintoon ja johtoon. Jokainen prompti on suunniteltu Microsoft 365 Copilot -ympäristöön ja soveltuu suoraan arkikäyttöön.
Mikä tekee Copilot-promptista hyvän?
Hyvä Copilot-prompti rakentuu neljästä osasta: rooli, tehtävä, konteksti ja haluttu muoto. Kun nämä kaikki ovat mukana, Copilot tietää, kuka puhuu, mitä halutaan, minkä materiaalin pohjalta ja millaisessa muodossa vastaus pitää tuottaa.
Microsoftin suositusten mukaan promptauksen perusteet kannattaa opetella ennen kuin alkaa rakentaa laajempaa promptikirjastoa. Neljän osan malli toimii käytännön ohjenuorana kaikissa tilanteissa.
Konkreettinen esimerkki havainnollistaa eron hyvin. Heikko prompti: ”Tee yhteenveto kokouksesta.” Toimiva prompti: ”Olet projektikoordinaattori. Tee tämän Teams-kokouksen litteraatista lyhyt yhteenveto, jossa on kolme pääpäätöstä ja toimenpidelista vastuuhenkilöineen. Muoto: luettelo.” Jälkimmäinen antaa Copilotille kaiken tarvittavan tiedon heti.
Muutama käytännön sääntö parantaa tuloksia johdonmukaisesti:
- Yksi tavoite per prompti. Älä pyydä samalla kertaa yhteenvetoa, analyysia ja esitystä.
- Kerro lähde. Viittaa tiedostoon, sähköpostiketjuun tai kokoukseen nimeltä. Tämä ohjaa Copilotin oikeaan materiaaliin.
- Pyydä tiettyä muotoa. Taulukko, numeroitu lista, otsikoidut kappaleet tai vapaa teksti. Muodon määrittely lisää vastauksen käytettävyyttä suoraan.
- Kerro, mitä tehdään, ei mitä vältetään. Copilot reagoi toimintaohjeisiin paremmin kuin kieltosanoihin.
- Toista tarvittaessa. Jos ensimmäinen vastaus ei osu kohdalleen, tarkenna promptia sen sijaan, että aloitat alusta.
Tärkeimmät tiedot, kuten viitattava tiedosto tai erityinen rajaus, kannattaa sijoittaa promptin loppuun. Copilot painottaa myöhemmin tulevia osia enemmän kuin alkua.
Kaikki alla olevat 40 promptia noudattavat samaa rakennetta: rooli, tehtävä, rajaus ja muoto, ja lähde viimeisenä. Korvaa hakasulkeissa [ ] olevat kohdat omilla tiedoillasi ja viittaa lähdetiedostoon, sähköpostiketjuun tai kokoukseen nimeltä. Jokaisen promptin kohdalla kerrotaan, missä Microsoft 365 -sovelluksessa se toimii parhaiten.
Promptit myynnille
Myyntitiimin arjessa Copilot säästää eniten aikaa tiedonhankinnassa, viestien muotoilussa ja kokousdokumentoinnissa. Alla olevat copilot-vinkit on suunniteltu suoraan myyjän työpäivään.
Copilot for Sales sisältyy nykyään Microsoft 365 Copilot -lisenssiin ilman erillistä lisämaksua, joten Copilot-agentit myynnin tukena ovat yhä useamman myyntitiimin ulottuvilla. Tuettu CRM-järjestelmä, kuten Dynamics 365 tai Salesforce, vaaditaan silti rinnalle.
1. Asiakastapaamisen valmistelu yrityksen taustatietojen pohjalta
Sovellus: Copilot Chat. Verkkohaun pitää olla organisaatiossa käytössä, jotta julkiset tiedot tulevat mukaan.
Olet B2B-myyjä, joka valmistautuu ensimmäiseen tapaamiseen yrityksen [yritys] kanssa. Kokoa yhden sivun tapaamisbriiffi: yrityksen toimiala ja liiketoiminta, viimeaikaiset uutiset, todennäköiset haasteet, joihin ratkaisumme [tuote/palvelu] liittyy, sekä viisi avauskysymystä tapaamiseen. Merkitse jokaisen tiedon kohdalle, onko se peräisin verkosta vai omista viesteistäni. Muoto: otsikoidut osiot, kysymykset numeroituna listana. Lähteet: yrityksen verkkosivut ja julkiset uutiset sekä sähköpostini ja Teams-keskusteluni, joissa [yritys] mainitaan.
2. Uuden asiakkaan ensimmäinen yhteydenotto
Sovellus: Outlook tai Copilot Chat.
Olet myyjä, joka lähestyy uutta potentiaalista asiakasta. Kirjoita ensimmäinen yhteydenottoviesti vastaanottajalle [nimi, titteli] yrityksessä [yritys]. Avaa viesti asiakkaan toimialan ajankohtaisella haasteella, kerro yhdellä virkkeellä, miten [tuote/palvelu] ratkaisee sen, ja ehdota 20 minuutin tapaamista. Pituus: enintään 120 sanaa. Sävy: suora ja asiallinen. Anna lisäksi kolme vaihtoehtoista aiheriviä. Toimialan haaste: [haaste].
3. Kilpailutilanteen kartoitus olemassa olevista dokumenteista
Sovellus: Copilot Chat.
Olet myynnin analyytikko. Kokoa vertailu omasta ratkaisustamme [tuote] ja kilpailijasta [kilpailija]: hinnoittelu, keskeiset ominaisuudet, vahvuudet, heikkoudet ja asiakkaiden esittämät tyypilliset vastaväitteet. Käytä vain organisaation omissa dokumenteissa ja viesteissä olevia tietoja ja mainitse jokaisen tiedon kohdalla lähdetiedosto. Muoto: taulukko, jonka alla kolme suositusta myyntikeskusteluun. Lähde: SharePointin ja Teamsin tiedostot sekä sähköpostit, joissa [kilpailija] mainitaan.
4. Kokousmuistion tiivistys toimenpiteiksi
Sovellus: Teams, kokouksen jälkeen. Kokouksen litteroinnin pitää olla päällä.
Olet asiakasvastaava. Tiivistä tämän asiakaskokouksen keskustelu toimenpiteiksi: asiakkaan esittämät tarpeet, esiin nousseet vastaväitteet, sovitut päätökset ja seuraavat askeleet. Merkitse jokaiselle toimenpiteelle vastuuhenkilö ja määräaika sen mukaan, mitä kokouksessa sanottiin, ja listaa erikseen toimenpiteet, joille vastuuhenkilöä ei sovittu. Muoto: taulukko, jossa sarakkeet toimenpide, vastuuhenkilö ja määräaika. Lähde: kokouksen [kokouksen nimi] litteraatti.
5. Seurantaviesti tapaamisen jälkeen
Sovellus: Outlook.
Olet myyjä, joka lähettää seurantaviestin asiakkaalle [nimi] tapaamisen jälkeen. Kiitä tapaamisesta, kertaa kaksi tai kolme asiakkaalle tärkeintä asiaa ja listaa sovitut seuraavat askeleet päivämäärineen. Pituus: enintään 150 sanaa. Sävy: ystävällinen ja ammatillinen. Lähde: tapaamisen muistio [tiedosto tai Teams-kokous].
6. Tarjouskirjeen luonnos
Sovellus: Word.
Olet myyntipäällikkö. Kirjoita tarjouskirjeen luonnos asiakkaalle [yritys]. Rakenne: asiakkaan tilanne ja tavoite, ehdotettu ratkaisu, toimituksen vaiheet ja aikataulu, hinta [hinta] sekä seuraava askel. Käytä vain kartoitusdokumentin tietoja ja listaa loppuun tiedot, jotka tarjouksesta vielä puuttuvat. Pituus: yksi sivu. Sävy: ammatillinen ja ratkaisukeskeinen. Lähde: [tarpeiden kartoitusdokumentti].
7. PowerPoint-esitys tarjouksen pohjalta
Sovellus: PowerPoint.
Olet myyjä, joka esittelee tarjouksen asiakkaan johtoryhmälle. Luo 6–8 dian esitys: asiakkaan tavoite, nykytilan haaste, ratkaisu, kolme keskeistä hyötyä toimialalle [toimiala], aikataulu, investointi ja seuraavat askeleet. Jokaisessa diassa enintään neljä ranskalaista viivaa ja puhujan muistiinpanoissa lyhyt puheosuus. Lähde: [tarjousdokumentti].
8. Hintavastalauseeseen vastaaminen
Sovellus: Outlook.
Olet kokenut myyjä. Asiakas kertoi sähköpostissaan, että hinta on liian korkea. Kirjoita vastaus, joka ensin tunnistaa asiakkaan huolen, sitten avaa ratkaisun arvon asiakkaan omien tavoitteiden kautta ja lopuksi ehdottaa lyhyttä puhelua vaihtoehtojen läpikäymiseksi. Pidä hinta ennallaan, perustele arvo konkreettisilla hyödyillä [hyödyt] ja tarjoa tarvittaessa vaihtoehdoksi suppeampi laajuus [vaihtoehto]. Pituus: enintään 180 sanaa. Sävy: empaattinen ja luottamusta herättävä. Lähde: asiakkaan viimeisin viesti tässä ketjussa.
9. Myyntiputken tilanteen yhteenveto
Sovellus: Excel tai Copilot Chat.
Olet myyntijohtaja, joka valmistelee viikkopalaveria. Tee yhteenveto myyntiputken tilanteesta: kauppojen määrä ja arvo vaiheittain, tämän kuun odotettavissa olevat sulkemiset, kaupat, jotka ovat olleet samassa vaiheessa yli [X] päivää, ja kolme suurinta riskiä. Muoto: lyhyt taulukko ja sen alla enintään viisi havaintoa. Lähde: [CRM-raportti tai Excel-tiedosto].
10. Kvartaalin myyntitulosten narratiivinen yhteenveto
Sovellus: Word tai Copilot Chat.
Olet myyntijohtaja, joka raportoi johtoryhmälle. Kirjoita kolmen kappaleen yhteenveto Q[numero] myyntituloksista: ensimmäinen kappale kertoo kokonaistuloksen suhteessa tavoitteeseen ja edelliseen vuoteen, toinen kasvualueet ja kolmas poikkeamat sekä niiden mahdolliset selitykset datan perusteella. Käytä vain taulukon lukuja ja mainitse keskeiset luvut tekstissä. Lähde: [Excel-taulukko].
Promptit HR:lle ja esihenkilöille
HR-ammattilaisten ja esihenkilöiden työssä toistuvat usein samankaltaiset kirjoitustehtävät: ilmoitukset, suunnitelmat, viestit ja palautteet. Copilot-käyttö tuo näihin nopeutta ilman, että laatu kärsii.
Copilot toimii Microsoft 365 -ympäristössä roolipohjaisten käyttöoikeuksien puitteissa, joten arkaluonteinen HR-tieto pysyy siellä, minne se kuuluu. Lisätietoa siitä, miten Copilot-agentit HR-prosesseissa voivat tukea rekrytointia ja perehdytystä, löytyy erillisestä artikkelista.
11. Työpaikkailmoituksen kirjoittaminen
Sovellus: Word tai Copilot Chat.
Olet rekrytoinnin asiantuntija. Kirjoita työpaikkailmoitus tehtävään [tehtävänimike]. Rakenne: houkutteleva avauskappale, tehtävän keskeinen sisältö, mitä odotamme, mitä tarjoamme ja miten haetaan. Kirjoita sukupuolineutraalisti ja selkeällä yleiskielellä, jotta ilmoitus puhuttelee laajaa hakijajoukkoa. Viimeinen hakupäivä: [päivämäärä]. Pituus: 250–350 sanaa. Lähde: [tehtäväkuvaus].
12. Haastattelukysymykset tehtäväkuvauksen pohjalta
Sovellus: Copilot Chat.
Olet rekrytoiva esihenkilö. Luo kymmenen haastattelukysymystä rooliin [tehtävänimike]: kuusi osaamiseen ja neljä arvoihin ja toimintatapoihin liittyvää. Kirjoita kysymykset avoimiksi ja aiempaan kokemukseen perustuviksi, esimerkiksi muodossa ”Kerro tilanteesta, jossa…”. Lisää jokaisen kysymyksen alle, mitä hyvä vastaus sisältää. Muoto: numeroitu lista. Lähde: [tehtäväkuvaus].
13. Ansioluetteloiden vertailu tehtäväkuvaukseen
Sovellus: Copilot Chat. Copilot kokoaa vertailun, valintapäätöksen tekee rekrytoija.
Olet rekrytoinnin asiantuntija. Vertaa liitettyjä ansioluetteloita tehtäväkuvauksen vaatimuksiin. Arvioi jokainen hakija vain näitä vaatimuksia vasten ja kirjaa jokaisen arvion viereen ansioluettelon kohta, johon arvio perustuu. Muoto: taulukko, jossa rivit ovat hakijoita ja sarakkeet vaatimuksia, sekä loppuun lista asioista, jotka kannattaa tarkistaa haastattelussa. Lähde: [ansioluettelot] ja [tehtäväkuvaus].
14. Työtarjouskirje
Sovellus: Word.
Olet HR-asiantuntija. Kirjoita työtarjouskirje hakijalle [nimi] rooliin [tehtävänimike]. Sisällytä: tehtävä, aloituspäivä [päivämäärä], palkka [X euroa/kk], työaika, koeaika [kesto], esihenkilö ja tiimi sekä päivämäärä, johon mennessä tarjoukseen pyydetään vastausta. Sävy: lämmin ja ammatillinen. Pituus: enintään yksi sivu. Lähde: [rekrytointimuistio tai sopimusehdot].
15. Perehdytyssuunnitelma uudelle työntekijälle
Sovellus: Word tai Copilot Chat.
Olet esihenkilö, joka valmistelee uuden työntekijän aloitusta. Tee 30 päivän perehdytyssuunnitelma [tehtävänimike]-tiimiläiselle. Jaa suunnitelma vaiheisiin: ensimmäinen päivä, ensimmäinen viikko ja viikot 2–4. Sisällytä jokaiseen vaiheeseen tehtävät, tavattavat henkilöt, opeteltavat järjestelmät ja tavoite, jonka pitää täyttyä vaiheen lopussa. Muoto: vaiheistettu lista. Lähde: [tehtäväkuvaus] ja [perehdytysopas].
16. Kehityskeskustelun valmistelu esihenkilölle
Sovellus: Copilot Chat.
Olet esihenkilö, joka valmistautuu kehityskeskusteluun tiimiläisen [nimi] kanssa. Kokoa valmistelumuistio: edellisessä keskustelussa sovitut tavoitteet ja niiden toteutuminen, jakson keskeiset onnistumiset, kehityskohteet sekä viisi avointa kysymystä keskusteluun. Muoto: otsikoidut osiot. Lähde: edellisen kehityskeskustelun muistio [tiedosto] ja jakson tavoitedokumentti [tiedosto].
17. Kirjallinen palaute muistiinpanojen pohjalta
Sovellus: Word tai Copilot Chat.
Olet esihenkilö. Muotoile epämuodolliset muistiinpanoni rakenteelliseksi kirjalliseksi palautteeksi tiimiläiselle [nimi]. Rakenne: vahvuudet, kehityskohteet ja konkreettiset suositukset seuraavalle jaksolle. Kuvaa jokainen kohta havaittuna toimintana ja sen vaikutuksena ja säilytä muistiinpanojen asiasisältö. Sävy: rakentava ja kannustava. Muistiinpanot: [liitä muistiinpanot].
18. Henkilöstökyselyn tulosten tiivistys johtoryhmälle
Sovellus: Copilot Chat tai Word.
Olet HR-päällikkö, joka raportoi johtoryhmälle. Tiivistä henkilöstökyselyn tulokset: kolme vahvuutta, kolme kehityskohdetta ja muutos edelliseen kyselyyn, jos vertailutieto on mukana. Perustele jokainen kohta kyselyn luvuilla tai avovastausten toistuvilla teemoilla. Esitä avovastaukset teemoina, jotta yksittäiset vastaajat eivät ole tunnistettavissa. Pituus: enintään yksi sivu. Lähde: [kyselyn tulostiedosto].
19. Sisäinen tiedote henkilöstömuutoksesta
Sovellus: Outlook tai Word.
Olet viestintävastaava. Kirjoita henkilöstölle sisäinen tiedote muutoksesta. Kerro, mitä muuttuu, milloin, ketä muutos koskee ja keneltä voi kysyä lisää. Pituus: enintään 200 sanaa. Sävy: selkeä, suora ja arvostava. Muutos: [esim. uusi esihenkilö, tiimien yhdistäminen]. Lähde: [päätösmuistio tai taustatiedot].
20. HR-käytäntöasiakirjan päivittäminen
Sovellus: Word.
Olet HR-asiantuntija. Päivitä käytäntöasiakirja vastaamaan uutta linjausta. Muuta vain ne kohdat, joita linjaus koskee, ja säilytä muu teksti ennallaan. Lisää loppuun taulukko tehdyistä muutoksista: kohta, vanha sisältö ja uusi sisältö. Uusi linjaus: [esim. etätyökäytäntö]. Lähde: [nykyinen käytäntöasiakirja] ja [päätös uudesta linjauksesta].
Promptit taloushallintoon ja raportointiin
Taloushallinnossa Microsoft 365 Copilot tuottaa mitattavaa hyötyä erityisesti Excelissä ja raporttien kirjoittamisessa. Tehtävät, jotka aiemmin veivät tunteja, voivat nopeutua merkittävästi, kun tekoälyn käyttö Excelissä on hallussa.
Talouspromptien tarkkuus on avainasemassa. Tilikausi, kustannuspaikka, vertailujakso ja haluttu akseli kannattaa aina kirjoittaa auki. Mitä tarkempi prompti, sitä käyttökelpoisempi taulukko tai raportti syntyy suoraan.
21. Excel-datan tiivistys kuukausitasolla
Sovellus: Excel. Muotoile data ensin taulukoksi (Ctrl+T).
Olet controller. Tiivistä taulukon tapahtumarivit kuukausitasolle: summa kuukausittain ja kustannuspaikoittain ajalta [ajanjakso]. Luo tulos uudelle välilehdelle pivot-taulukkona ja lisää sarake, joka näyttää muutoksen edelliseen kuukauteen prosentteina. Lähde: taulukko [taulukon nimi].
22. Excel-kaavan selitys selkokielellä
Sovellus: Excel.
Olet Excel-kouluttaja. Selitä kaava selkokielellä: mitä se laskee, mitä kukin soluviittaus ja funktio tekee ja missä tilanteissa kaava antaa väärän tuloksen tai virheilmoituksen. Muoto: lyhyt yleiskuvaus ja sen alla vaiheittainen selitys. Kaava: [kaava].
23. Kustannuspoikkeamien analyysi
Sovellus: Excel.
Olet talousanalyytikko. Vertaa toteutuneita kustannuksia budjettiin ajalta [ajanjakso]. Nosta esiin kolme suurinta poikkeamaa euroina ja prosentteina ja ehdota kullekin mahdollisia selityksiä, jotka kannattaa tarkistaa kustannuspaikan vastuuhenkilöltä. Muoto: taulukko (kustannuspaikka, budjetti, toteuma, poikkeama €, poikkeama %) ja sen alla selitykset luettelona. Lähde: taulukko [taulukon nimi], sarakkeet [budjetti] ja [toteuma].
24. Myyntidatan trendit vuosineljänneksittäin
Sovellus: Excel.
Olet talousanalyytikko. Analysoi myyntidata vuosineljänneksittäin ja [tuotelinjoittain/alueittain]. Tunnista kasvavat ja laskevat trendit sekä yksittäiset poikkeamat. Muoto: lyhyt kirjallinen analyysi ja kolme keskeistä havaintoa lukuineen. Lähde: pivot-taulukko [taulukon nimi].
25. Kaavio budjettivertailulla
Sovellus: Excel.
Luo yhdistelmäkaavio, jonka x-akselilla ovat kvartaalit Q1–Q4 ja y-akselilla myynti euroina. Näytä toteutunut myynti pylväinä ja budjetti viivana samassa kaaviossa. Lisää otsikko ”Myynti vs. budjetti [vuosi]” ja arvojen selitteet. Lähde: taulukko [taulukon nimi], sarakkeet [toteuma] ja [budjetti].
26. Kuukausiraportin johtopäätöskappale
Sovellus: Word.
Olet talouspäällikkö. Kirjoita kuukausiraportin johtopäätöskappale kuukaudelta [kuukausi]: tulos suhteessa budjettiin ja edelliseen vuoteen, tärkein onnistuminen, suurin poikkeama ja yksi toimenpide-ehdotus seuraavalle kuukaudelle. Käytä raportin lukuja sellaisinaan. Pituus: 120–150 sanaa. Sävy: asiallinen ja suora. Lähde: [kuukausiraportti tai Excel-tiedosto].
27. Talousyhteenveto johtoryhmälle
Sovellus: Word tai Copilot Chat.
Olet talousjohtaja. Kirjoita johtoryhmälle yhden sivun talousyhteenveto Q[numero] tuloksista. Aloita yhdellä virkkeellä, joka kertoo kvartaalin kokonaiskuvan. Rakenne: liikevaihto, kate, merkittävimmät poikkeamat budjettiin ja kolme toimenpide-ehdotusta. Muoto: otsikoidut osiot, luvut taulukossa. Lähde: [kvartaaliraportti].
28. Budjettiesityksen luonnostelu PowerPointiin
Sovellus: PowerPoint.
Olet talouspäällikkö, joka esittelee ensi vuoden budjettiehdotuksen johtoryhmälle. Luo 6–8 dian esitys: kokonaisbudjetti ja muutos edelliseen vuoteen, budjetin jakautuminen [kustannuspaikoittain/yksiköittäin], suurimmat muutokset perusteluineen, keskeiset oletukset, riskit ja päätettävät asiat. Kirjoita jokaisen dian otsikoksi yksi pääviesti. Lähde: [budjettiluonnos].
29. Sijoittajakysymysten ennakointi tulosraportin pohjalta
Sovellus: Copilot Chat.
Olet sijoittajasuhdejohtaja, joka valmistautuu tulosjulkistukseen. Listaa 15 kysymystä, joita analyytikot ja sijoittajat todennäköisesti esittävät tulosraportin perusteella. Ryhmittele kysymykset aiheittain (kasvu, kannattavuus, kassavirta, näkymät) ja kirjoita jokaiselle vastausrunko. Käytä vastauksissa vain raportissa julkaistuja tietoja. Lähde: [tulosraportti].
30. Tilinpäätösdokumentin päivitystarpeiden kartoitus uuden standardin pohjalta
Sovellus: Copilot Chat tai Word. Copilot kartoittaa kohdat, muutokset hyväksyy laskentatoimen asiantuntija.
Olet laskentatoimen asiantuntija. Vertaa tilinpäätösdokumenttia standardin [standardi, esim. IFRS 18] muutoksiin. Listaa dokumentin kohdat, joita muutokset koskevat, kerro jokaisen kohdalla, mikä vaatimus muuttuu, ja ehdota päivitetty sanamuoto. Käytä standardin sisällöstä vain liitettyä yhteenvetoa. Muoto: taulukko (dokumentin kohta, muuttuva vaatimus, ehdotettu muutos). Lähde: [tilinpäätösdokumentti] ja [yhteenveto standardin muutoksista].
Promptit johdolle ja asiantuntijatyöhön
Johdon työssä Copilotin arvo kasvaa, kun se pystyy yhdistämään tietoa useista lähteistä samanaikaisesti: kalenterista, sähköpostista, Teamsista ja dokumenteista. Promptaus Copilot -taidot muuttuvat johtajalle strategiseksi osaamiseksi, kun ne kytketään päätöksenteon rytmiin.
Tehokas johtopromptaus ei tarkoita pitkiä ohjeita. Se tarkoittaa tarkkaa rajausta: mistä ajanjaksosta, minkä tiimin asioista, millaiseen päätökseen valmistaudutaan. Alla olevat promptit on suunniteltu juuri tähän tarpeeseen.
31. Pitkän dokumentin tiivistys päätöksentekoa varten
Sovellus: Copilot Chat tai Word.
Olet johtajan assistentti. Tiivistä dokumentti päätöksentekoa varten. Aloita yhdellä virkkeellä, joka kertoo, mistä päätöksestä on kyse. Käy sen jälkeen läpi keskeiset perustelut, kustannusvaikutus, riskit ja dokumentin suositus, jos sellainen on. Pituus: enintään 300 sanaa. Lähde: [dokumentti].
32. Vaihtoehtojen vertailu
Sovellus: Copilot Chat.
Olet strategiakonsultti. Vertaile dokumentissa esitettyjä vaihtoehtoja [aihe] neljällä kriteerillä: kustannus, aikataulu, riskit ja strateginen sopivuus. Anna jokaiselle vaihtoehdolle arvio asteikolla 1–5 kunkin kriteerin osalta ja perustele arvio lyhyesti dokumentin tiedoilla. Muoto: taulukko ja sen alla kolmen virkkeen yhteenveto. Lähde: [dokumentti].
33. Kokousvalmistelu viikon viestien pohjalta
Sovellus: Copilot Chat.
Olet johtajan assistentti. Valmistele minut kokoukseen [kokouksen nimi, päivä]. Kokoa kokouksen aiheeseen liittyvät asiat viimeisen viikon ajalta: avoimet kysymykset, osallistujien esittämät kannat, päätettävät asiat ja tiedostot, jotka kannattaa lukea etukäteen. Muoto: otsikoidut osiot, enintään yksi sivu. Lähde: kokouskutsu sekä siihen liittyvät sähköpostit, Teams-keskustelut ja jaetut tiedostot.
34. Johtoryhmän kokouksen päätökset ja toimenpiteet
Sovellus: Teams, kokouksen jälkeen. Kokouksen litteroinnin pitää olla päällä.
Olet johtoryhmän sihteeri. Listaa tämän kokouksen päätökset ja sovitut toimenpiteet vastuuhenkilöineen ja määräaikoineen. Merkitse erikseen toimenpiteet, joille ei sovittu vastuuhenkilöä tai määräaikaa. Muoto: taulukko (toimenpide, vastuuhenkilö, määräaika). Lähde: johtoryhmän kokouksen [päivämäärä] litteraatti.
35. Avoimet asiat johtoryhmän muistioista
Sovellus: Copilot Chat.
Olet johtoryhmän sihteeri. Käy läpi johtoryhmän kokousmuistiot viimeisen kuukauden ajalta ja listaa asiat, jotka on nostettu esiin mutta joista ei ole tehty päätöstä tai joihin ei ole vastattu. Kerro jokaisen kohdalla, missä kokouksessa asia nousi esiin. Muoto: luettelo aihealueittain. Lähde: [kansio tai muistiotiedostot].
36. Projektin tilannekatsauksen luonnostelu
Sovellus: Copilot Chat tai Word.
Olet projektipäällikkö. Kirjoita projektin [projekti] tilannekatsaus ohjausryhmälle: kokonaistilanne (aikataulussa, riskissä tai myöhässä), edellisen katsauksen jälkeen valmistuneet asiat, seuraavan jakson tavoitteet, riskit ja päätöstä vaativat asiat. Muoto: otsikoidut osiot, enintään yksi sivu. Lähde: projektin sähköpostit, Teams-kanava [kanava] ja projektisuunnitelma [tiedosto] viimeisen [X] viikon ajalta.
37. Asiakaspalautteen teemoittelu
Sovellus: Copilot Chat.
Olet asiakaskokemuksesta vastaava johtaja. Analysoi viimeisen kvartaalin asiakaspalautesähköpostit ja tunnista toistuvat teemat, sekä positiiviset että negatiiviset. Arvioi jokaisen teeman yleisyys (usein, toisinaan, harvoin) ja anna siitä yksi tiivistetty esimerkki. Muoto: teemoitettu yhteenveto, yleisimmät teemat ensin. Lähde: [kansio, jakelulista tai tiedosto].
38. Strategiadokumentin tiivistys esitykseksi
Sovellus: PowerPoint.
Olet strategiajohtaja, joka esittelee strategian henkilöstölle. Luo strategiadokumentista 8–10 dian esitys: miksi muutos tarvitaan, visio, 3–4 strategista painopistettä, mitä ne tarkoittavat käytännön työssä, mittarit ja seuraavat askeleet. Kirjoita jokaisen dian otsikoksi yksi pääviesti. Lähde: [strategiadokumentti].
39. Organisaatiomuutoksen viestintäsuunnitelman luonnostelu
Sovellus: Word tai Copilot Chat.
Olet viestintäjohtaja. Laadi viestintäsuunnitelma organisaatiomuutokselle [muutos]. Määritä kohderyhmät (esimerkiksi johto, esihenkilöt, henkilöstö ja asiakkaat) ja kullekin ryhmälle keskeinen viesti, kanava, ajankohta ja vastuuhenkilö. Aikatauluta viestintä niin, että esihenkilöt saavat tiedon ennen henkilöstöä, ja sovita aikataulu muutosneuvottelujen vaiheisiin [jos neuvottelut käydään]. Muoto: taulukko. Lähde: [muutossuunnitelma tai päätösmuistio].
40. Viestin sovittaminen kohderyhmälle
Sovellus: Outlook, Word tai Copilot Chat.
Olet viestintäjohtaja. Muokkaa viesti kohderyhmälle [hallitus/henkilöstö/asiakkaat]. Säilytä asiasisältö ja luvut, mutta sovita sävy, pituus ja yksityiskohtien taso kohderyhmälle, esimerkiksi hallitukselle tiivis ja lukuihin perustuva, henkilöstölle arkikielinen ja käytännön vaikutuksiin keskittyvä. Lähde: [liitetty viesti].
Miten promptikirjastoa kannattaa ylläpitää?
Yksittäiset hyvät promptit jäävät helposti yhden henkilön tietoon, ellei niitä tallenneta jaettuun paikkaan. Toimiva promptikirjasto alkaa pienestä: viidestä tai kuudesta tärkeimmästä työnkulusta, kuten kokousmuistioista, sähköpostien tiivistyksistä ja raporttien luonnoksista.
Microsoft 365 Copilot sisältää Prompt Galleryn, jossa käyttäjät voivat tallentaa omia promptejaan ja jakaa niitä tiimin kesken. IT-hallinnoijat voivat julkaista koko organisaatiolle näkyviä prompteja, ja eniten käytettyjä voi nostaa suosituksiksi, jotka näkyvät Copilot Chatissa automaattisesti. Tähän liittyy myös Copilot Notebooks, jonka avulla tekoälykeskustelut pysyvät järjestyksessä ja palautuvat helposti käyttöön.
Kirjastoa kannattaa ylläpitää muutaman periaatteen mukaan:
- Luokittele osastoittain ja käyttötarkoituksittain. HR:n rekrytointipromptit, myynnin tarjouspromptit ja talouden raportointipromptit ovat eri kokonaisuuksia.
- Versioi promptit. Kun prosessi tai työkalu muuttuu, vanha versio arkistoidaan ja uusi merkitään selkeästi.
- Kerää palautetta käyttäjiltä. Parhaat promptit löytyvät usein niiltä, jotka käyttävät niitä päivittäin, ei hallinnolta.
- Pidä kirjasto pienenä ja laadukkaana. Sata heikkoa promptia on hyödyttömämpi kuin kaksikymmentä toimivaa.
Kun promptien käyttö standardoidaan, organisaatio luo tekoälyn käyttömallin, joka tuottaa johdonmukaisia tuloksia ja vähentää uudelleentyötä. Tämä siirtää Copilotin hyödyn yksilötasolta koko tiimin tasolle.
Promptausosaaminen Corellian koulutuksissa
Olemme havainneet käytännössä, että suurin este Copilotin hyödyntämiselle ei ole teknologia vaan osaaminen. Sama lisenssi tuottaa täysin eri tuloksia riippuen siitä, osaako käyttäjä muotoilla promptinsa vai ei. Siksi koulutuksemme on rakennettu oikeiden työnkulkujen ympärille, ei tuote-esittelyjen.
Kurssillamme tehokkaiden promptien rakentaminen Copilotille käydään läpi promptausrakenne, roolipohjainen lähestymistapa ja käytännön harjoitukset oikeissa Microsoft 365 -sovelluksissa. Jos haluat oppia Copilotin käytön kokonaisuutena Outlookissa, Teamsissa, Wordissä, PowerPointissa ja Excelissä, kurssi Microsoft 365 Copilot Office-ohjelmissa antaa siihen käytännönläheiset valmiudet puolessa päivässä.
Tarjoamme koulutukset sekä avoimina kursseina että täysin räätälöityinä organisaatiokohtaisina kokonaisuuksina, joissa harjoitukset perustuvat teidän omiin dokumentteihinne ja työnkulkuihinne.
Katso seuraavat koulutusajankohdat kurssiaikataulustamme tai pyydä meiltä räätälöityä koulutusratkaisua organisaatiollenne.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Miksi Microsoft Copilot käyttää nyt sekä GPT:tä että Claudea samaan aikaan?
- Tarvitseeko Microsoft 365 Copilot oman lisenssin – vai riittääkö ilmainen chat?
- AB-900 ja AB-620 – Microsoftin Copilot-sertifioinnit ja miten valita oikea polku
- Miten Microsoft Security suojaa yrityksen tietoja?
- SC-400: Microsoft 365:n tietoturva ja vaatimustenmukaisuus hallintaan