Tekoäly on tullut osaksi arkea, ja Microsoft 365 Copilot on monelle tuttu nimi. Mutta tiesitkö, että Copilotista on olemassa sekä maksuton Copilot Chat -versio että maksullinen Copilot Pro -versio, ja niiden ominaisuudet ja M365 Copilot -lisenssivaihtoehdot eroavat toisistaan merkittävästi? Kouluttajana ja toki itse käyttäjänäkin olen huomannut, että tekoäly toimistotyössä kehittyy niin nopeasti, että tavanomaisella perus-toimistoduunarilla voi olla vaikeuksia pysyä kärryillä mitä kaikkea Copilotilla voi tehdä ja miksi oma Copilot ei ole aina sama, kuin kollegalla on. Tässä blogissa avaan selkeästi, mitä eroja näillä on, kenelle kumpikin sopii ja miten tunnistat oman Copilot-versiosi.
Tarvitsetko tekoälyä?
Ensimmäinen kysymys on tietenkin, että tarvitsetko tekoälyä. Microsoftin mielestä tarvitset ja siksi Copilot onkin nykyään saatavilla kaikissa Microsoft 365 palvelupaketeissa (M365). Tekoälyn, kuten Copilotin, hyödyntäminen muuttaa työntekoa ennen kaikkea nopeuttamalla rutiinitehtäviä ja vapauttamalla aikaa luovempaan ja analyyttisempään ajatteluun. Kun tekoäly auttaa esimerkiksi tiedonhausta, raporttien luonnostelusta tai ideoiden kehittelystä, työntekijä voi keskittyä enemmän ydinosaamiseensa ja asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin.
Copilotista on hyötyä monilla aloilla – sitä voivat käyttää niin asiantuntijat, viestinnän ja markkinoinnin ammattilaiset, hallinnon työntekijät kuin opettajatkin, eli melkeinpä kuka tahansa, joka työssään käsittelee tietoa, tuottaa sisältöä tai tarvitsee tukea ideointiin ja päätöksentekoon. Pohdi siis omaa käyttötarvettasi – toisilla maksullisen M365 Copilot -lisenssin käyttöperusteet täyttyvät itsestään selvästä, toisilla maksuton Copilot ilmainen perusversio riittää aivan mainiosti.
Copilot Chat – maksuton perusversio kaikille M365-käyttäjille
Copilot Chat sopii hyvin monipuoliseen tiedon käsittelyyn, kuten ideointeihin, tiedonhakuun, luonnoksiin ja analysointiin. Otetaan esimerkiksi taloushallinnon työntekijä, jolle Copilot Chat tekee talousraporttien laatimisesta huomattavasti nopeampaa ja helpottaa budjetointia sekä auttaa huomaamaan mahdolliset poikkeamat luvuissa – näin aikaa jää enemmän syvällisempään analyysiin ja suunnitteluun.
Jos esimerkiksi taloushallinnon ammattilainen haluaa vertailla nopeasti budjetin ja toteuman eroja, hän voi vain liittää tarvittavat tiedostot Copilot Chatiin ja pyytää tekoälyä nostamaan esiin suurimmat poikkeamat.
Esimerkkipyyntö: ”Vertaa liitteenä olevasta tiedostosta budjetoidut ja toteutuneet kulut, ja kerro, missä esiintyy suurimpia poikkeamia.”
Microsoft 365 Copilot Chat
- Mitä saat: Maksuton Copilot Chat tarjoaa tekoälyavusteista keskustelua, ideointia ja sisällön luonnostelua suoraan selaimessa tai Microsoft 365 -sovelluksissa.
- Tietoturva: Myös maksuton versio hyödyntää enterprise-tason suojausta.
- Rajoitukset: Ei pääsyä organisaation sisäisiin tietoihin (esim. sähköpostit, Teams, OneDrive) ilman erillistä lisenssiä.
- Käyttöesimerkit: Ideointi, tiedonhaku, luonnosten teko – mutta käyttäjän pitää itse syöttää käsiteltävät tiedostot tai tekstit.
Copilot Pro – tehoa ja prioriteettia yksilökäyttäjille
Copilot Pro on perusteltu valinta esimerkiksi vaativaan tilastolliseen työskentelyyn, kuten tuotannon suunnittelun tueksi. Otetaan esimerkiksi tuotannonsuunnittelija, joka hyödyntää Copilot Prota Excelissä analysoidakseen laajoja tuotantotilastoja. Microsoft 365 Copilotin ominaisuuksien ansiosta tilastotiedot voidaan järjestää, visualisoida ja analysoida nopeasti – esimerkiksi tuotantomäärien, materiaalihävikin tai toimitusaikojen kehitystä voidaan tarkastella tehokkaasti.
Jos tuotannonsuunnittelija haluaa nopeasti tunnistaa tuotantoprosessin pullonkaulat tai poikkeavat poikkeamat tietyllä aikavälillä, hän voi analysoida Excel-taulukon Copilot Prolla ja pyytää tekoälyä nostamaan esiin merkittävimmät poikkeamat sekä ehdottamaan mahdollisia kehityskohteita. Näin aikaa vapautuu rutiinianalyyseista kokonaisuuksien ymmärtämiseen ja pitkän aikavälin optimointiin.
Esimerkkipyyntö: ”Analysoi tuotantomäärät viikoittain, ja kerro, mille viikoille osuu suurimmat vaihtelut sekä mahdolliset syyt poikkeamille.”
Microsoft 365 Copilot Pro
- Lisäarvoa tehokäyttäjille: Pro-versio tuo nopeamman ja priorisoidun pääsyn uusimpiin tekoälymalleihin (esim. GPT-4 Turbo), enemmän kuvagenerointia ja laajemmat käyttörajat.
- Integraatio: Pro mahdollistaa tekoälytoiminnot myös Office-työpöytäsovelluksissa (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) henkilökohtaisilla ja perhetilauksilla.
- Kenelle sopii: Paljon tekoälyä hyödyntävät yksilöt, jotka haluavat sujuvampaa ja nopeampaa työskentelyä sekä enemmän luovia mahdollisuuksia.
Microsoft 365 Copilot Pro + yrityslisenssi – syvä integraatio työpaikan dataan ja järjestelmiin
Copilot Pro yritystilissä tarjoaa yhdistelmän henkilökohtaista tehokkuutta ja laajempaa yritysdatan hyödyntämistä. Kun Copilot Pro otetaan käyttöön organisaation Microsoft 365 -ympäristössä, käyttäjä saa sekä Pro-version edut – kuten nopeammat AI-mallit, laajemmat käyttörajat ja luovemmat ominaisuudet – että mahdollisuuden käyttää Copilotin toimintoja yrityksen omassa tietoturvallisessa ympäristössä. Tämä parantaa tuottavuutta, koska tekoäly voi hyödyntää sekä julkista tietoa että organisaation sisäisiä tiedostoja, sähköposteja ja keskusteluja esimerkiksi raporttien laadinnassa, kokoustiivistelmien tuottamisessa ja datan analysoinnissa. Näin Copilot Pro yritystilissä yhdistää yksilöllisen tehokkuuden ja työpaikan dataintegraation saumattomaksi kokonaisuudeksi.
Esimerkki tiiminvetäjän näkökulmasta: Tiiminvetäjä hyödyntää Copilotia Teamsissä kokousten valmistelussa ja viestinnän sujuvoittamisessa. Ennen viikkopalaveria tiiminvetäjä pyytää Copilotia koostamaan Teams-keskusteluihin automaattisen yhteenvetoraportin edellisviikon tuotantotilastoista, tunnistetuista haasteista ja Copilotin ehdottamista kehitystoimenpiteistä. Yhteenvedon avulla tiiminvetäjä voi nopeasti nostaa esiin tärkeimmät keskustelukohdat ja delegoida tehtäviä suoraan Teamsin viestiketjussa. Tämä säästää aikaa, parantaa päätöksentekoa ja takaa, että koko tiimi pysyy ajan tasalla tuotannon tilanteesta ilman ylimääräisiä tiedonhakukierroksia.
Microsoft 365 Copilot Pro + yritystili
- Täysi integraatio: Copilot pääsee käsiksi yrityksen sähköposteihin, Teams-keskusteluihin, OneDrive/SharePoint-tiedostoihin ja kalenteriin.
- Automatisointi ja analytiikka: Kokousten tiivistelmät, datan analysointi Excelissä, esitysten luonti PowerPointissa, sähköpostien hallinta Outlookissa.
- Käyttöehdot: Vaatii erillisen Copilot-lisenssin ja yritystilin.
Mistä tiedän, kumpi versio minulla on käytössä?
Oman Copilot-version tunnistaminen on helpompaa kuin luulisi. Alla muutama konkreettinen tunnusmerkki, joiden avulla selviät nopeasti, mikä M365 Copilot -lisenssi sinulla on käytössä.
- Käyttöliittymästä: Näkyykö Copilotin sivupalkissa ”Work/Web”-valinta? Jos kyllä, käytössäsi on maksullinen Copilot.
- Pro-version tunnusmerkit: Tekoälytoiminnot ovat käytettävissä Office-työpöytäsovelluksissa henkilökohtaisella tilillä.
- Maksuton versio: Copilot Chat toimii vain selaimessa tai M365-sovellusten oikeassa reunassa, eikä pääse käsiksi yrityksen sisäisiin tietoihin.
- Kysyvä ei eksy: Organisaation IT-tuki tai Microsoft 365 -hallintapaneeli kertoo lisenssityypin.
Yhteenveto: Kumpi Copilot kannattaa valita?
Oikean Copilot-version valinta riippuu ennen kaikkea siitä, miten intensiivisesti käytät tekoälyä päivittäisessä työssäsi ja tarvitsetko pääsyn organisaatiosi sisäisiin tietoihin. Alla tiivistys eri vaihtoehtojen sopivuudesta:
- Copilot Chat sopii sinulle, jos käytät tekoälyä satunnaisesti ideointiin, tiedonhakuun tai tekstiluonnosten tekemiseen, eikä sinulla ole tarvetta integroida tekoälyä suoraan yrityksen tiedostoihin tai viestintäkanaviin. Maksuton Copilot Chat on hyvä lähtöpiste kaikille M365-käyttäjille.
- Copilot Pro on oikea valinta, jos hyödynnät tekoälyä päivittäin vaativissa tehtävissä – esimerkiksi laajojen Excel-analyysien tekemisessä, esitysten luomisessa tai luovassa sisällöntuotannossa – ja haluat pääsyn uusimpiin tekoälymalleihin sekä sujuvamman integraation Office-työpöytäsovelluksiin.
- Yrityslisenssi kannattaa, jos organisaatiosi haluaa hyödyntää tekoälyä koko tiimin voimin ja tarvitsee syvän integraation yrityksen sähköposteihin, Teams-keskusteluihin, SharePointiin ja kalenteriin. Tämä on luontevin valinta IT-päättäjille ja esimiehille, jotka harkitsevat Copilot-lisenssien käyttöönottoa laajemmin.
Corellian kurssit M365 Copilot käyttäjälle:
Haluatko oppia hyödyntämään Copilotin täyden potentiaalin työssäsi? Meillä on tarjolla käytännönläheisiä koulutuksia, jotka sopivat sekä aloittelijoille että edistyneille käyttäjille. Koulutuksemme on suunniteltu suomalaisille tietotyöntekijöille, jotka haluavat ottaa tekoälyn osaksi arjen toimistotyötä konkreettisin esimerkein ja harjoituksin. Jos olet epävarma, mikä lisenssi sopii organisaatiollesi, ota meihin yhteyttä – autamme selvittämään parhaan vaihtoehdon.
Microsoft 365 Copilot Office ohjelmissa
MS-4018: Draft, analyze, and present with Microsoft 365 Copilot