Hyvä Power BI -raportti johdattelee uusien kysymysten äärelle

Raporttien ja analytiikkanäkymien laatiminen edellyttää hyvää kohderyhmän tuntemusta sekä käyttäjien tarpeiden kartoitusta. Oleellisinta on tietää millaisiin kysymyksiin käyttäjät tarvitsevat vastauksia.

Raportit eivät yleensä pysty vastaamaan jokaiseen kysymykseen ja on mahdotonta määrittää etukäteen kaikkia niitä eri käyttötapauksia, joissa raportteja hyödynnetään.

Raportti- ja analysointityökalun tulisikin tarjota sekä valmiita helppokäyttöisiä ja havainnollisia näkymiä, jotka vastaavat ennalta määritettyihin kysymyksiin, että mahdollisuuden porautua, tutkia dataa ja etsiä vastauksia esiin tulleisiin uusiin syventäviin kysymyksiin. Kokonaiskuvan tarjoava yleisraportti on ensiaskel tietoon perehtymisessä, mutta relevanttien kysymysten löytäminen vaatii mahdollisuutta porautua tietoon mahdollisimman vapaasti.

Kokosin tähän artikkeliin joitakin huomioita, vinkkejä ja linkkejä, joiden avulla voit helpottaa havaintojen tekemistä sekä tarjota Power BI -yleisnäkymien rinnalla monipuolisempia tarkastelumahdollisuuksia ja pystyt huomioimaan myös analyyttisempien käyttäjien tarpeita.

Pohdi havainnollisuutta

Pohdi kunkin visualisoinnin osalta mikä on oleellista ja miten voisit helpottaa käyttäjää havaitsemaan sen. Pystytkö joillakin keinoilla helpottamaan yhdellä silmäyksellä havaitsemista?

Alla on esimerkki samasta visualisoinnista, jossa verrataan kuluvan vuoden kumulatiivista kertymälukua aiempien vuosien vastaaviin.

Muista perussääntö ”vähemmän on usein enemmän”.

Ehdollisten muotoiluiden avulla voi avustaa nopeaa havaitsemista tai tuoda esiin jotain sellaista, mitä ei muuten helposti havaitsisi. Käytä erilaisia ehtoja kuitenkin säästeliäästi. Tarvitaanko kolmiväriset liikennevalot vai riittääkö pelkästään joko merkittävän kasvun tai laskun korostaminen?

Lisätietoja ehdollisista muotoiluista: Ehdollinen taulukkomuotoilu Power BI Desktopissa – Power BI | Microsoft Docs, How to conditionally format visuals in Power BI? » Tutorial » Chandoo.org

Työkaluvihjeet

Työkaluvihjeillä voi rikastaa sisältöä ja tarjota lisätietoja tarkasteltavasta luvusta. Voit joko käyttää sisäänrakennettuja tavallisia työkaluvihjeitä tai laatia erillisiä työkaluvihjesivuja, jotka näyttävät lisätietoja pelkkää luetteloa havainnollisemmassa muodossa.

Lisätietoja sisäänrakennetuista tavallisista työkaluvihjeistä: Työkaluvihjeiden mukautus Power BI Desktopissa – Power BI | Microsoft Docs

Lisätietoja työkaluvihjesivujen laatimisesta: Raportin työkaluvihjesivujen käyttäminen Power BI:ssä – Power BI | Microsoft Docs

Hierarkiat ja porautumissivut

Power BI:ssä voit tarjota erilaisia mahdollisuuksia tietoon porautumiseen. Visualisointiin voi sijoittaa hierarkian, jotta käyttäjät pystyvät porautumaan esimerkiksi toimialuetasolta palvelualuetasolle.

Lisätietoja hierarkoista: What a Power BI Hierarchy Is, and How to Use it? – RADACAD

Power BI -tiedostoon voi myös luoda erillisiä porautumissivuja eli näkymiä näkymiä, joissa on tarkempia tietoja ja jotka näkyvät pikavalikoissa porautumisvaihtoehtoina.

Lisätietoja porautumissivujen laatimisesta: Porautumisen määrittäminen Power BI raporteissa – Power BI | Microsoft Docs

Analyyttiset visualisointilajit

Analyyttisemmille käyttäjille tarjolla on visualisointilajeja, jotka sallivat datan tarkastelun eri käyttötilanteissa eri näkökulmista. Esimerkiksi hajotuspuu (decomposition tree) sopii mainiosti tilanteisiin, joissa käyttäjille halutaan tarjota mahdollisuus pilkkoa lukuja osiin eri tavoin.

Lisätietoja hajotuspuusta: Hajotuspuu – Power BI | Microsoft Docs

Omien mukautusten salliminen

Kun raportteja laaditaan, visualisointilajit ja tarkastelutavat perustuvat siihen oletukseen, missä käyttötilanteissa arvelemme käyttäjien tarkastelevan visualisointeja ja mitä luulemme heidän tyypillisesti tarkastelevan. Tosiasiassa käyttäjät tarvitsevat raportteja eri tilanteissa ja samakin henkilö tarvitsee tilannekohtaisesti eri tarkastelumahdollisuuksia. Joskus pitää pystyä vertaamaan eri vuosien kuukausia keskenään, joskus puolestaan pitäisi havainnoida muutoksia trendissä.

Power BI -raporttitiedoston asetukset voi muuttaa sellaisiksi, että käyttäjät voivat mukauttaa visualisointeja pilvipalvelussa raportteja tarkastellessaan.

Jos käyttäjä tekee visualisointeihiin tilanneriippuvaisia mukautuksia, ne eivät tallennu pysyvästi. Käyttäjä voi kuitenkin luoda Power BI -pilvipalvelussa henkilökohtaisia kirjanmerkkejä, joiden avulla hän saa kyseisen muokatun näkymän helposti käyttöönsä.

Pystyt raporttien laatijana määrittämään sallitko kaavioiden muokkauksen koko raporttitiedostossa, tietyillä raporttisivuilla vaiko vain tietyissä visualisoinneissa. Lisätietoja mukautuksen sallimisesta: Visualisointien mukauttamisen salliminen raportin käyttäjille – Power BI | Microsoft Docs

Omien raporttien laatimisen salliminen

Analyyttisimmille käyttäjille voi sallia myös omien raporttien laatimisen Power BI -tietomallien eli tietojoukkojen (datasets) pohjalta. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät voivat kytkeytyä Power BI -tiedostoihin ja laatia omia raportteja sekä analyysejä joko Power BI -pilvipalvelussa, Power BI Desktop -ohjelmalla tai muodostaa raportteja pivot-taulukoiden sekä CUBE-funktioiden avulla Excelissä.

Lisätietoja raporttien laatimisen sallimisisesta: Jaettujen tietojoukkojen muodostamisoikeus – Power BI | Microsoft Docs

Omat mukautukset ja raporttien laatiminen edellyttävät viimeisteltyä tietomallia

Mitä enemmän mahdollisuuksia analyyttisille käyttäjille halutaan tarjota, sitä paremmin Power BI -tietomallin pitää laatia. Kun käyttäjille sallitaan visualisointien mukautus tai heidän annetaan laatia omia raportteja, nämä mahdollisuudet pitää huomioida jo tietomallin laatimisen alkuvaiheista lähtien.  Esimerkiksi taulujen, kenttien sekä mittareiden nimien pitää olla kuvaavia ja harkittuja mutta myös riittävän ytimekkäitä. Tekniset raportoinnin kannalta epäoleelliset taulut ja kentät on hyvä piilottaa. Lisäksi erilaiset taulujen ja kenttien kuvaukset (descriptions) ovat tärkeitä, jotta käyttäjät näkevät riittävästi taustatietoja raportteja laatiessaan.

Olemme Corelliassa juuri kehittämässä ja laajentamassa Power BI -kurssitarjontaamme, joten pysy kanavalla ja seuraa uutisiamme!

”Hyvä raportti herättää mielenkiinnon sekä tukee, avustaa ja johdattelee käyttäjiä oikeiden kysymysten ja vastausten äärelle.”

Heidi Enho

Heidi Enho

Microsoft Certified Trainer, Microsoft Data Analyst Associate

Heidi on kokenut ja pidetty kouluttaja sekä konsultti ja hän on auttanut lukuisia suomalaisia organisaatioita saamaan datasta enemmän irti. Hän on työskennellyt Power BI:n parissa aina tuotteen lanseerauksesta lähtien ja toteuttanut raportointiratkaisuita monipuolisesti eri toimialoille. Heidin kursseilta saakin mainioita ideoita ja käytännön ratkaisumalleja erilaisiin liiketoiminnan raportointitarpeisiin.

This Post Has 0 Comments

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *