Acrobat Pro päivitys toi mukanaan PDF/UA:n entistä helpomman tekemisen. Päivitys tuli Acrobatin tavan mukaan vaivihkaa – sen enempää huutelematta uusista ominaisuuksistaan. Tai no, tällä kertaa moni on varmaankin huomannut samalla tulleen käyttöliittymän päivityksen, jota on keväästä alkaen vaiheittain rullattu käyttäjille (se ei siis paukahtanut samaan aikaan kaikille käyttäjille yllättäen ja pyytämättä). Moni saattaa siksi yleisesti ajatella, että Acrobat päivittyy tosi harvoin, jos laisinkaan, mutta itseasiassa ohjelmaan tulee useita päivityksiä vuosittain, jotka sisältävät uusia toimintoja ja ominaisuuksia.
Kesäkuun 2023 päivityksessä ohjelmaan, siis livautettiin pieni ruksi-valinta hieman piiloon ”Dokumentin ominaisuudet” -ikkunaan. Kyseessä on tallentaminen PDF/UA-formaattiin. Kaikki muut alaformaatit, kuten PDF/X, PDF/A tai PDF/E löytyvät komeasti suoraan normaalista tallennusvalikosta, mutta on sille ihan syynsäkin, miksi PDF/UA on jemmassa. Ohjelmassa on toki voinut pitkäänkin käyttää kyseistä standardia, joko käsin koodaamalla, apuohjelmien avulla tai Preflight-korjaustoiminnolla. Nyt se on kuitenkin tehty viralliseksi asetukseksi. Mutta, käydäänpäs ensin läpi, mistä tässä oikein on kysymys.
Mikä PDF/UA?
PDF/UA tarkoittaa ”PDF/Universal Accessibility” eli ”PDF/Universaali Saavutettavuus”. Se on tekninen standardi saavutettavien PDF-dokumenttien luomiseen. Saavutettavuus tässä yhteydessä tarkoittaa digitaalisten asiakirjojen, erityisesti PDF-dokumenttien, käyttökelpoiseksi tekemistä niille henkilöille, joilla on lukemista haittaavia vammoja (erityisesti näkövammoja) tai muita lukemista haittaavia tekijöitä, kuten kognitiiviset haitat, lukihäiriö jne. – lista on pitkä. Tärkeää on huomioida ihmisten lähtökohtainen erilaisuus ja olla sulkematta ketään digitaalisen viestinnän ulkopuolelle. Näiden seikkojen huomioon ottaminen vaatii hyväksi todettuja toimintatapoja ja yhteensopivia teknisiä toteutuksia – PDF/UA on osa varmennettua saavutettavuutta.
PDF/UA perustuu ISO 14289-1:2014 -standardiin, jota kutsutaan myös PDF 1.7:ksi (Portable Document Format 1.7). PDF/UA:n tavoitteena on varmistaa, että PDF-dokumentit ovat rakenteellisia ja niissä on koodattuna tagit, jotka tekevät niistä saavutettavia ruudunlukijoille ja muille apuvälineille.
Tässä on joitakin PDF/UA:n tärkeimpiä piirteitä ja periaatteita:
- Rakenteellinen sisältö: PDF/UA edellyttää, että PDF-dokumenteilla on looginen rakenne. Tämä tarkoittaa tagien ja attribuuttien käyttämistä lukujärjestyksen, otsikoiden, kappaleiden, listojen, taulukoiden ja muiden elementtien määrittämiseen.
- Vaihtoehtoinen teksti: Kuvilla ja muilla ei-tekstisisällöillä on oltava asianmukaiset vaihtoehtoiset tekstikuvaukset, jotta niiden sisältämä tieto voidaan välittää niille henkilöille, jotka eivät voi nähdä niitä.
- Navigointi: PDF/UA edellyttää navigointiapuvälineiden, kuten kirjanmerkkien, linkkien ja dokumenttirakenteen käyttöä helpottaakseen navigointia, erityisesti ruudunlukijaa käytettäessä.
- Kielen määrittely: Dokumentin kieli ja mahdolliset kielimuutokset on määriteltävä asianmukaisesti, jotta ruudunlukija voi lausua tekstin oikein.
- Saavutettavuusmetatiedot: Dokumenttien on sisällettävä metatietoja, jotka antavat tietoa saavutettavuusominaisuuksista, dokumenttirakenteesta ja tarkoitetusta lukujärjestyksestä.
- Yhdenmukaisuus: PDF/UA edistää yhdenmukaisuutta fonttien, värien ja muun ulkoasun käytössä parantaakseen luettavuutta ja varmistaakseen, että apuvälineet voivat tulkita sisällön oikein.
- Saavutettavuuden testaus: PDF/UA-yhteensopivuuteen kuuluu dokumenttien tarkistaminen ja testaaminen sen varmistamiseksi, että niitä voidaan käyttää tehokkaasti apuvälineiden avulla.
- Apuvälineiden yhteensopivuus: PDF/UA pyrkii tekemään PDF-dokumenteista yhteensopivia monien erilaisten apuvälineiden kanssa, kuten ruudunlukijoiden, puheentunnistusohjelmien ja pistekirjoitusnäyttöjen kanssa.
- Dokumenttitoiminnot: Interaktiiviset elementit, kuten lomakkeet ja multimedia-sisältö, on tehtävä saavutettaviksi ja navigoitaviksi.
PDF/UA-standardin noudattaminen on tärkeää organisaatioille, erityisesti hallinnon alalle, koulutuslaitoksille ja yrityksille, jotka tarjoavat digitaalista sisältöä yleisölle. Saavutettavien PDF-dokumenttien luominen varmistaa paitsi lainmukaisuuden saavutettavuuslakeihin ja -määräyksiin, myös parantaa asiakirjojen käytettävyyttä laajemmalle yleisölle. PDF/UA on osa laajempaa pyrkimystä tehdä digitaalinen sisältö saavutettavaksi kaikille, riippumatta heidän kyvyistään tai vammoistaan.
PDF/UA vs. Tagged PDF (WCAG 2.1)
Tässähän nyt ei ollut mitään uutta, jos on aiemminkin noudattanut saavutettavan PDF-tiedoston tekemisen periaatteita ja tekniikoita WCAG 2.1, eli verkkosisältöjen saavutettavuusvaatimusten mukaisesti. Käytännön tasolla siis tavanomainen, saavutettavaksi koodattu PDF-tiedosto (Tagged PDF) on yhtä kelvollinen, kuin PDF/UA-standardoitu tiedostokin. Kyse on siis varmenteesta – lupauksesta, että tämä on saavutettava tiedosto ja se on testattu sellaiseksi – ja siksi se ei saa olla vain ”rasti ruutuun” -asetus.
Laittamalla rastin ruutuun, tiedosto ei muutu automaattisesti saavutettavaksi, vaan se edellyttää edelleen samoja toimenpiteitä ja tarkistuksia kuin aiemminkin. Itseasiassa vaatimustaso hieman kohoaa, muun muassa koodirakenteiden kunnollisuuden suhteen. Tästä syystä pidän perusteltuna, että asetus on laitettu hieman kulman taakse, jottei sitä käytetä turhan heppoisasti – en tiedä onko se oikea syy, mutta niin sen ainakin itselleni perustelen.
Voit tutustua tutustua vaatimuksiin tarkemmin saavutettavuusvaatimukset.fi -sivustossa.
PDF/UA ja Microsoft Office ohjelmat
Acrobat Pro asentaa Microsoft Office ohjelmiin laajennuksen, jonka avulla voidaan tuottaa PDF-tiedostoja. Yllämainitun päivityksen yhteydessä, myös tämä PDF Maker nimellä tunnettu laajennus päivittyi ja siihen lisättiin mahdollisuus tallentaa suoraan PDF/UA standardin mukaisia tiedostoja. Esimerkiksi Wordilla tuotettu tavanomainen asiakirja tallentuu näppärästi suoraan PDF/UA varmennetuksi tiedostoksi ilman, että sitä tarvitsisi kierrättää erillisten ohjelmien kautta vain tätä tallennusta varten. Muistutetaan tässä vaiheessa kuitenkin vielä kerran, että lupaathan varmasti kautta kiven ja kannon, että tiedosto on saavutettava, jos laitat tuon rastin päälle.
Kuva 1. PDF Maker Microsoft Word ohjelman valintanauhalla.
Kuva 2. PDF/UA tallennus laitetaan päälle oletusarvoista.
Kuva 3. Wordistä tallennettu tiedosto sai puhtaat paperit PAC 2021 (PDF Accessibility Checker) -ohjelman tarkistuksesta.
Lopuksi
Suomessa ei vaadita PDF/UA muodon pakollista käyttämistä, mutta joissakin muissa Euroopan maissa se on vaatimuksena. Itse olen törmännyt tähän esimerkiksi saksalaisten ministeriöiden osalta. On siis hyvä, että tallennusmuoto on nyt paremmin saatavilla, koska aiemmin sen käyttäminen oli hyvin lähellä salatiedettä. Itse olen käyttänyt PDF/UA tallennusta aktiivisesti varmentamaan työni laatua. Niin kuin aiemmin jo sanottiin, niin se ”rasti ruutuun” on lupaus hyvin tehdystä saavutettavuudesta.
Päivitin PDF/UA:n läpikäymisen ja toteuttamisen osaksi kaikkiin saavutettavat dokumentit kursseihin.