Microsoft Teams on tänä päivänä käytössä lähes jokaisessa suomalaisessa organisaatiossa, mutta pelkkä käyttöönotto ei vielä tarkoita tehokasta käyttöä. Useimmissa tiimeissä hyödynnetään vain pientä osaa Teamsin mahdollisuuksista: pidetään kokouksia, lähetetään viestejä ja jaetaan tiedostoja. Kanavien rakenne jää sekavaksi, ilmoitukset häiritsevät jatkuvasti ja Copilotin kaltaiset tekoälyominaisuudet odottavat käyttämättöminä. Teams-koulutus auttaa muuttamaan tämän tilanteen: kun perusteet ovat kunnossa, työnkulku sujuu ja aika kuluu oikeisiin asioihin.
Tässä artikkelissa käymme läpi Microsoft Teams -koulutuksen keskeisimmät aiheet järjestyksessä, jossa oppiminen etenee loogisesti. Aloitamme siitä, mitä kannattaa opetella ensin, siirrymme kanavarakenteeseen ja kokouskäytäntöihin, tutustumme Copilotin tuomiin mahdollisuuksiin ja lopuksi kokoamme kymmenen konkreettista tapaa säästää aikaa viikoittain.
Mitä Teams-koulutuksessa kannattaa opetella ensin?
Teams-koulutuksessa kannattaa aloittaa neljästä perusasiasta: kanavarakenteesta, tiedostojen sijainnista, ilmoitusasetuksista ja kokouskäytännöistä. Nämä ovat se perusta, jonka varaan kaikki muu rakentuu. Jos jokin näistä on epäselvä, koko työnkulku kärsii.
Kanavarakenne on tärkein yksittäinen asia, koska se määrittää sen, miten tieto organisaatiossa virtaa. Ilman selkeää rakennetta viestit päätyvät vääriin paikkoihin, tiedostoja on vaikea löytää ja tiimien yhteistyö hidastuu. Kanavarakennetta käsitellään tarkemmin seuraavassa osiossa.
Tiedostojen sijainti on asia, joka aiheuttaa paljon hämmennystä uusille käyttäjille. Teamsissa jaetut tiedostot tallentuvat automaattisesti SharePointiin tai OneDriveen, ja ne löytyvät kanavan Tiedostot-välilehdeltä. Tämä tarkoittaa, että erillisiä sähköpostiliitteitä ei tarvita, ja kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy ajantasaisiin versioihin.
Ilmoitusasetukset ovat perustaitoa, jota usein aliarvioidaan. Liian monet ilmoitukset katkaisevat keskittymisen jatkuvasti, mutta liian vähäisinä tärkeät viestit jäävät huomaamatta. Teams mahdollistaa ilmoitusten säätämisen kanavakohtaisesti, joten jokainen voi löytää itselleen sopivan tasapainon. Kokouskäytäntöihin palataan omassa osiossaan, mutta jo alkuvaiheessa on hyvä ymmärtää, että kokous ei ole vain kalenterimerkintä: se on työnkulku, johon liittyy valmistelu, toteutus ja jälkityöt.
Hyvä nyrkkisääntö on edetä tutusta tuntemattomaan. Kun perusominaisuudet sujuvat automaattisesti, on helppo ottaa käyttöön kehittyneempiä toimintoja, kuten Copilot, Power Automate -integraatiot tai Teams Phone. Teams-käyttöönoton haasteet liittyvät usein juuri siihen, että koulutus jää pintapuoliseksi ja edistyneet ominaisuudet jäävät hyödyntämättä.
Miten kanavarakenne kannattaa suunnitella?
Kanavarakenne kannattaa suunnitella ennen kuin yhtään kanavaa luodaan. Hyvin suunniteltu rakenne tekee yhteistyöstä sujuvaa, huonosti suunniteltu taas luo kaaoksen, josta on vaikea päästä eroon jälkikäteen.
Teamsissa on kolme kanavatyyppiä, joilla on selkeästi erilaiset käyttötarkoitukset. Avoin kanava on kaikkien tiimin jäsenten käytettävissä ja sopii yleiseen viestintään ja projektityöhön. Yksityinen kanava on tarkoitettu tilanteisiin, joissa osa tiedosta ei kuulu kaikille: esimerkiksi henkilöstöasiat tai sopimuksiin liittyvä valmistelu. Jokainen yksityinen kanava luo oman erillisen SharePoint-sivuston, joten tiedot pysyvät aidosti erillään muusta tiimistä. Jaettu kanava puolestaan mahdollistaa yhteistyön ulkopuolisten kumppaneiden tai muiden sisäisten tiimien kanssa ilman, että heitä tarvitsee lisätä koko tiimin jäseniksi.
Nimeämiskäytäntö on yksinkertainen asia, jolla on suuri vaikutus. Johdonmukainen nimeäminen, kuten projektin tai osaston nimi yhdistettynä vuosilukuun tai funktioon, auttaa kaikkia hahmottamaan nopeasti, mistä kanavasta löytyy mitäkin. Koska Teams järjestää kanavat aakkosjärjestykseen, numeroprefiksit (01, 02, 03) ovat käytännöllinen tapa hallita näyttöjärjestystä.
Kanavarakenteen suunnittelussa kannattaa noudattaa näitä periaatteita:
- Luo uusia kanavia olemassa oleviin tiimeihin mieluummin kuin kokonaan uusia tiimejä. Tämä pitää rakenteen siistinä ja vähentää päällekkäisyyttä.
- Pidä kanavien määrä pienenä. Harvat, selkeästi rajatut kanavat toimivat paremmin kuin kymmenet puoliksi käytetyt.
- Kirjoita jokaiselle kanavalle lyhyt kuvaus, joka kertoo, mihin se on tarkoitettu. Epäselvä tarkoitus johtaa viestien päätymiseen väärään paikkaan.
- Käytä yksityisiä kanavia vain silloin, kun tiedon rajaaminen on aidosti tarpeen. Liiallinen yksityisyys haittaa yhteistyötä.
- Tarkista kanavarakenne säännöllisesti ja poista tai arkistoi käyttämättömät kanavat.
Kanavarakenne liittyy läheisesti myös laajempaan tiedonhallintaan organisaatiossa. Kun kanavat on suunniteltu hyvin, ne tukevat luontevasti myös SharePointin tiedostorakennetta. Lisää tästä kokonaisuudesta löydät artikkelista intranetin rakentaminen SharePointilla.
Miten kokouskäytännöt saadaan kuntoon?
Kokouskäytännöt saadaan kuntoon jakamalla kokous kolmeen vaiheeseen: valmistelu, toteutus ja jälkityöt. Jokainen vaihe vaatii oman huomionsa, ja puutteet missä tahansa vaiheessa heijastuvat koko kokouksen hyötyyn.
Valmistelu tarkoittaa käytännössä agendaa. Agenda ei ole muodollisuus, vaan työkalu, joka auttaa kaikkia osallistujia valmistautumaan ja pitää kokouksen raiteillaan. Hyvä agenda sisältää käsiteltävät aiheet, kunkin aiheeseen varatun ajan ja selkeän tavoitteen: tehdäänkö päätös, käydäänkö tilannekatsaus vai ideoidaanko yhdessä. Agenda kannattaa jakaa kanavalla etukäteen, jolloin se on kaikkien saatavilla ilman erillistä sähköpostia.
Toteutusvaiheessa roolien selkeys on avainasia. Teams-kokouksessa on kolme roolia: järjestäjä, esittäjä ja osallistuja. Järjestäjä ja esittäjä voivat hallita kokouksen kulkua, jakaa näyttöä ja ohjata odotushuonetta. Osallistujan oikeuksia voidaan rajoittaa tarpeen mukaan, mikä on erityisen tärkeää suurissa kokouksissa tai webinaarimaisissa tilaisuuksissa. Äänenlaatu ja yhteyden vakaus kannattaa testata etukäteen, sillä tekniset ongelmat syövät kokouksesta arvokasta aikaa.
Jälkityöt ovat se vaihe, joka useimmiten jää tekemättä. Kokouksen arvo realisoituu vasta, kun sovitut toimenpiteet kirjataan, vastuutetaan ja seurataan. Teams tukee tätä tallennus- ja litterointiominaisuuksillaan: kun kokous litteroidaan, kuka tahansa voi palata tarkistamaan, mitä sovittiin. Copilotin avulla tästä prosessista voi tehdä vieläkin sujuvampaa, mistä lisää seuraavassa osiossa. Käytännön vinkkejä löydät myös artikkelista kokousmuistiot Copilotilla.
Teams tukee myös erilaisia kokousmuotoja: tavallinen kokous sopii interaktiiviseen yhteistyöhön, webinaari jäsenneltyihin esityksiin ja suuri kokous tilanteisiin, joissa osallistujia on satoja tai tuhansia. Oikean muodon valitseminen etukäteen helpottaa sekä teknistä valmistelua että osallistujien kokemusta.
Mitä Copilot tuo Teamsiin?
Microsoft 365 Copilot tuo Teamsiin tekoälypohjaisen avustajan, joka toimii suoraan kokouksissa, chat-ketjuissa ja kanavilla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että Copilot voi tiivistää pitkät keskustelut, poimia sovitut toimenpiteet ja vastata kysymyksiin kokouksen aikana tai sen jälkeen.
Kokousyhteenvedot ovat Copilotin näkyvin hyöty Teams-ympäristössä. Kun kokouksessa on litterointi käytössä, Copilot voi kokouksen jälkeen tuottaa yhteenvedon, jossa on kirjattu tärkeimmät puheenvuorot, päätökset ja ehdotetut jatkotoimenpiteet. Tämä on erityisen arvokasta silloin, kun kaikki eivät pääse kokoukseen: myöhästynyt osallistuja voi lukea yhteenvedon ja päästä nopeasti kärryille ilman, että koko tallenne tarvitsee katsoa alusta loppuun. Lisää Copilotin toimintaperiaatteista löydät artikkelista mikä on Microsoft Copilot.
Chat-ketjujen tiivistys on toinen konkreettinen aikasäästö. Kun pitkä kanava- tai ryhmäkeskustelu on kasvanut kymmenien viestien mittaiseksi, Copilot voi tiivistää sen muutamaan lauseeseen. Tämä auttaa erityisesti silloin, kun töihin palaa loman tai sairasloman jälkeen tai kun liittyy uutena jäsenenä käynnissä olevaan projektiin.
Facilitator-agentti on Copilotin laajennus, joka toimii kokouksen aikana jaettuna apurina kaikille osallistujille. Se eroaa tavallisesta Copilot-käytöstä siinä, että sen viestit näkyvät kaikille, ei vain yksittäiselle käyttäjälle. Agentti voi seurata agendaa reaaliajassa, kirjata muistiinpanoja Microsoft Loopiin ja nostaa esiin toimenpiteitä kokouksen kuluessa. Kanavilla toimiva Channel-agentti puolestaan toimii kanavakohtaisena asiantuntijana, joka osaa tiivistää ketjuja, nostaa esiin määräaikoja ja vastata kanavaan liittyviin kysymyksiin.
On tärkeää huomata, että osa näistä ominaisuuksista edellyttää Microsoft 365 Copilot -lisenssiä. Hinnoittelun rakenne ja kulloinkin voimassa olevat lisenssiehdot kannattaa tarkistaa suoraan Microsoftilta tai kysyä meiltä, koska ne voivat muuttua.
10 asetusta ja tapaa, jotka säästävät aikaa viikoittain
Teamsin tehokäyttö ei vaadi suurta oppimisloikkaa, vaan joukon pieniä tapoja ja asetuksia, jotka yhdessä tekevät merkittävän eron. Alla on kymmenen käytännön vinkkiä, jotka kannattaa ottaa käyttöön heti. Lisää arjen työnkulkua tehostavia vinkkejä löydät artikkelista Teamsin tehokäytön vinkit etätyöhön.
- Kiinnitä tärkeimmät kanavat. Napsauta kanavan nimeä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Kiinnitä. Kiinnitetyt kanavat pysyvät listan yläosassa ja näyttävät lukemattomien viestien määrän selkeästi.
- Säädä ilmoitukset kanavakohtaisesti. Aseta aktiivisille projekteille kaikki ilmoitukset, taustakanavilla riittää pelkkä @-maininta. Näin tärkeät viestit erottuvat hälinästä.
- Käytä Älä häiritse -tilaa syvätyöjaksoilla. Aseta tila ajastettuna toistuvaksi, jolloin vain kiireelliset viestit pääsevät läpi. Voit lisätä tilaviestiin myös kuvauksen, esimerkiksi ”Keskityn töihin kello 15 asti”.
- Hyödynnä pikanäppäimiä. Ctrl+E avaa hakupalkin, Ctrl+Shift+M mykistää mikrofonin kokouksessa ja Ctrl+N aloittaa uuden chatin. Pikanäppäimiä voi myös muokata omien tarpeiden mukaan Teamsin asetuksista.
- Käytä kauttaviivakomentoja. Kirjoita hakukenttään kauttaviiva (/) ja valitse komento, kuten /goto tiettyyn tiimiin siirtymiseen tai /available tilan vaihtamiseen. Tämä säästää useita klikkauksia päivässä.
- Vastaa aina ketjuun, älä uutena viestinä. Kun vastaat olemassa olevan viestin alle, keskustelu pysyy yhtenäisenä eikä kanava täyty irrallisista viesteistä.
- Lisää tärkeät tiedostot ja sovellukset välilehdiksi kanavalle. Kanavan yläosassa oleva plusmerkki mahdollistaa Excel-taulukon, Plannerin tai OneNoten kiinnittämisen suoraan kanavaan, jolloin niitä ei tarvitse etsiä erikseen.
- Ajasta viestit. Jos kirjoitat viestin iltapäivällä tai illalla, voit ajastaa sen lähetettäväksi seuraavana aamuna. Näin et häiritse kollegoita heidän vapaa-ajallaan.
- Avaa osiot erillisiin ikkunoihin. Chatin, kalenterin tai aktiviteettisyötteen voi avata omaan ikkunaansa, mikä helpottaa moniajoa ilman jatkuvaa välilehtien vaihtamista.
- Käytä kokouksen aikataulutusapuria. Teamsin ja Outlookin aikataulutusapuri näyttää yhdellä silmäyksellä kaikkien osallistujien vapaat ajat, jolloin sopivan kokousajan löytäminen nopeutuu huomattavasti.
Teams-koulutukset Corelliassa
Me Corelliassa olemme havainneet, että suurin hyppäys Teamsin käytössä tapahtuu silloin, kun koulutus ei keskity yksittäisiin ominaisuuksiin vaan kokonaiseen työnkulkuun. Siksi koulutuksissamme käydään läpi sekä perusteet että edistyneemmät toiminnot siinä järjestyksessä, jossa ne oikeasti tukevat toisiaan.
Tarjoamme sekä avoimia ryhmäkoulutuksia että täysin räätälöityjä asiakaskohtaisia kokonaisuuksia. Jos organisaatiossasi on tarvetta Teamsin hallinnan syvempään osaamiseen, kannattaa tutustua Microsoft Teamsin hallinnan koulutukseen, joka kattaa MS-700-sertifiointiin liittyvät aiheet. Laajemman kuvan Microsoft 365 -ympäristöstä saa tutustumalla kaikkiin Microsoft 365 -koulutuksiimme.
Kouluttajamme ovat sertifioituja ammattilaisia, jotka käyttävät Teamsia päivittäin ja seuraavat aktiivisesti Microsoftin uusia ominaisuuksia. Koulutukset toteutetaan sekä etänä että paikan päällä Helsingissä.
Katso avoimet koulutusajankohdat kurssiaikataulustamme tai pyydä meiltä räätälöityä koulutusta organisaatiosi tarpeisiin.