Microsoft 365 Copilot on tekoälyavustaja, joka toimii Wordissa, Excelissä, PowerPointissa, Outlookissa ja Teamsissa. Käyttäjä kirjoittaa pyynnön tavallisella kielellä, ja Copilot muodostaa vastauksen suurten kielimallien avulla. Vastaukset pohjautuvat organisaation tietoihin, kuten sähköposteihin, tiedostoihin, chatteihin ja kokouksiin, mutta vain siltä osin kuin käyttäjällä itsellään on niihin käyttöoikeus.
Mikä on Microsoft Copilot ja mitä se muuttaa työssä?
Microsoft Copilot on Microsoftin tekoälyavustajien yhteinen nimi. Työpaikoilla tarkoitetaan yleensä Microsoft 365 Copilotia, joka on liitetty organisaation Microsoft 365 -ympäristöön. Se eroaa kuluttajille tarkoitetusta Copilotista siinä, että se pystyy hyödyntämään työtiliin liittyviä tietoja.
Copilotin toiminta perustuu kahteen osaan. Suuret kielimallit ymmärtävät pyynnön ja tuottavat tekstiä. Microsoft Graph puolestaan tuo vastaukseen käyttäjän työhön liittyvät tiedot, kuten sähköpostit, kalenterin, chatit, kokoukset ja dokumentit. Tämän ansiosta Copilot voi vastata esimerkiksi kysymykseen siitä, mitä edellisessä projektipalaverissa sovittiin, eikä vain antaa yleistä vastausta. Maksullisessa Microsoft 365 Copilotissa käyttäjä voi lisäksi valita tehtävään sopivan kielimallin.
Organisaation tietoja ei käytetä Copilotin taustalla olevien kielimallien kouluttamiseen. Copilot ei siis tallenna yrityksen dataa malliin, vaan hakee tarvittavat tiedot jokaisen pyynnön yhteydessä erikseen. Käyttäjä voi lisäksi antaa Copilotille omia ohjeita keskusteluasetuksissa, ja Copilot Memory voi tallentaa esimerkiksi käyttäjän työtavoitteita ja mieltymyksiä. Tallennettuja muistoja voi tarkastella ja poistaa.
Käytännössä muutos näkyy siinä, että tyhjästä aloittaminen ja tiedon etsiminen vähenevät. Copilot tuottaa luonnoksen, yhteenvedon tai analyysin, jota käyttäjä sitten muokkaa. Copilot voi tehdä virheitä, joten sen vastaukset kannattaa aina tarkistaa ennen käyttöä.
Miten Microsoft Copilot integroituu Microsoft 365 -sovelluksiin?
Copilot on käytettävissä suoraan Microsoft 365 -sovellusten sisällä, joten sitä varten ei tarvitse avata erillistä työkalua. Lisäksi Copilot Chat toimii omana keskustelunäkymänään, jossa voi kysyä asioita, jotka koskevat useita sovelluksia ja tietolähteitä samanaikaisesti.
- Word: Copilot luonnostelee tekstiä annettujen ohjeiden perusteella, muokkaa ja tiivistää olemassa olevaa sisältöä ja vastaa kysymyksiin dokumentin sisällöstä.
- Excel: Copilot auttaa kaavojen laatimisessa ja datan analysoinnissa, luo kaavioita ja pivot-taulukoita sekä nostaa esiin datassa näkyviä trendejä.
- PowerPoint: Copilot luo esityksen luonnoksen kehotteen tai esimerkiksi Word-dokumentin pohjalta, lisää dioja ja tiivistää pitkän esityksen. Esitysten visuaalisen sisällön tuottamisessa Copilot nopeuttaa työtä erityisesti luonnosvaiheessa.
- Outlook: Copilot luonnostelee vastauksia, tiivistää pitkiä sähköpostiketjuja ja antaa palautetta luonnoksen sävystä ja selkeydestä. Outlook for Microsoft 365 -sovelluksessa Copilot voi myös priorisoida saapuvia viestejä.
- Teams: Copilot tiivistää kokouksen keskeiset kohdat, kertoo kuka sanoi mitä, ehdottaa jatkotoimenpiteitä ja vastaa kysymyksiin kokouksen aikana tai sen jälkeen.
Teams-kokouksissa järjestäjä päättää, onko Copilot käytössä. Jotta Copilotia voi käyttää kokouksen jälkeen, kokous täytyy litteroida. Jos asetuksena on käyttö vain kokouksen aikana, Copilot toimii ilman litterointia, mutta tiedot eivät ole käytettävissä kokouksen päätyttyä.
Copilot pääsee käsiksi esimerkiksi SharePoint-dokumentteihin, OneDrive-tiedostoihin ja Teams-keskusteluihin, mutta se näyttää vain sisältöä, johon käyttäjällä on vähintään katseluoikeus. Copilot noudattaa myös Microsoft Purviewin luottamuksellisuusluokituksia. EU:ssa sijaitsevien käyttäjien Copilot-liikenne pysyy EU:n tietorajan (EU Data Boundary) sisällä.
Mitä tehtäviä Microsoft Copilot pystyy automatisoimaan?
Copilot nopeuttaa erityisesti toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, kuten tekstin luonnostelua, tiivistämistä, tiedonhakua ja datan käsittelyä. Useimmissa tehtävissä käyttäjä antaa pyynnön ja Copilot tekee pohjatyön.
Sisällöntuotannossa Copilot luonnostelee, analysoi ja auttaa esittämään raportteja, muistioita ja tarjouksia. Kun pyynnössä viitataan olemassa oleviin tiedostoihin, Copilot pohjaa luonnoksen niiden sisältöön. Tiivistämisessä se käsittelee pitkiä dokumentteja, sähköpostiketjuja ja Teams-kokouksia ja nostaa niistä esiin keskeiset päätökset ja avoimet kysymykset.
Tiedonhaussa Copilot säästää eniten aikaa. Käyttäjä voi kysyä esimerkiksi, mitä asiakkaalle on luvattu, ja Copilot etsii vastauksen sähköposteista, chateista ja tiedostoista sekä näyttää, mistä lähteistä tieto on peräisin.
Monivaiheisempiin tehtäviin Microsoft 365 Copilot sisältää valmiita agentteja, kuten Researcherin ja Analystin, jotka kokoavat tietoa useista lähteistä ja analysoivat dataa. Organisaatio voi myös rakentaa omia agentteja Copilot Studiolla. Copilot-liittimien avulla Copilot voi hyödyntää myös Microsoft 365:n ulkopuolisten järjestelmien tietoja, kuten CRM- tai tikettijärjestelmän sisältöä.
Miten aloittaa Microsoft Copilotin käyttö organisaatiossa?
Ensimmäinen askel on selvittää, mikä Copilot-versio organisaatiolle sopii. Copilot Chat sisältyy ilman lisämaksua kelvollisiin Microsoft 365 -tilauksiin. Se on verkkotietoihin perustuva tekoälychat, jossa voi käsitellä myös itse lisättyjä tiedostoja. Täysi Microsoft 365 Copilot, joka hyödyntää organisaation tietoja kaikissa sovelluksissa, vaatii kelvollisen Microsoft 365 -tilauksen lisäksi Copilot-lisenssin.
Lisenssit voi kohdistaa vain niille käyttäjille, jotka niitä tarvitsevat. Alle 300 käyttäjän organisaatioille Microsoft tarjoaa Microsoft 365 Copilot Business -lisäosan sekä Business Standard- ja Business Premium -paketteja, joihin Copilot sisältyy. Lisenssien ja asetusten hallinta Microsoft 365 -ympäristössä kuuluu IT-hallinnolle.
Ennen käyttöönottoa IT-hallinnon kannattaa tarkistaa käyttöoikeudet osana hallittua käyttöönottoa. Koska Copilot näyttää kaiken, mihin käyttäjällä on pääsy, liian laajasti jaetut SharePoint-sivustot ja Teams-kanavat tulevat helposti näkyviin Copilotin vastauksissa. Samalla kannattaa käydä läpi luottamuksellisuusluokitukset ja päättää Teams-kokousten litterointikäytännöistä.
Käyttöönotto kannattaa aloittaa pilottiryhmällä, joka testaa Copilotia omissa työtehtävissään. Pilotissa selviää, missä tehtävissä hyöty on suurin, ja samalla syntyy ohjeistusta muille käyttäjille.
Koulutus ratkaisee, kuinka paljon hyötyä Copilotista saadaan. Käyttäjien on hyvä oppia kirjoittamaan selkeitä kehotteita, viittaamaan oikeisiin tiedostoihin ja tarkistamaan Copilotin vastaukset ennen niiden käyttöä.
Mitkä ovat Microsoft Copilotin keskeiset hyödyt ja mahdollisuudet?
Copilotin suurin hyöty on ajansäästö rutiinityössä. Kun luonnokset, yhteenvedot ja tiedonhaku hoituvat nopeammin, aikaa jää enemmän harkintaa ja asiantuntemusta vaativaan työhön.
Tieto löytyy aiempaa helpommin, koska sitä voi hakea tavallisella kielellä ilman, että tarvitsee tietää, missä kansiossa tai keskustelussa tieto on. Copilot kertoo vastauksessaan lähteet, joten tiedon voi tarkistaa alkuperäisestä dokumentista.
Ideoinnissa Copilot auttaa pääsemään alkuun tyhjän sivun edessä. Se ehdottaa rakenteita, näkökulmia ja muotoiluja, joita käyttäjä voi jatkokehittää omalla asiantuntemuksellaan.
Agenttien hallinnan ja hyödyntämisen sekä Copilot Studion myötä Copilotin käyttö laajenee yksittäisistä pyynnöistä kokonaisiin työnkulkuihin. Hyödyt riippuvat kuitenkin siitä, kuinka hyvin organisaation tiedot ja käyttöoikeudet ovat järjestyksessä ja kuinka hyvin käyttäjät osaavat uudistaa työnkulkujaan generatiivisen tekoälyn avulla.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Copilot-koulutus henkilöstölle – näin rakennat koulutuspolun roolikohtaisesti
- Excel-agentti pörssiseurantaan – konkreettinen demo Copilotin uusista taidoista
- Milloin Power BI on oikea työkalu raportointiin?
- Miksi datan visualisointi on tärkeää liiketoiminnalle?
- Kuinka määritellä Microsoft 365 -käyttöoikeudet tehokkaasti?